Транспортная и товарно-транспортная накладные: правила использования

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Транспортная и товарно-транспортная накладные: правила использования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Эта документация содержит основные сведения о грузе. Весовые параметры, габариты, проделанный путь. Предоставляет информацию об отправителе и компании, сотрудниках, осуществляющих перевозку. Соответственно, именно на основе бумаги и происходит расчет между сторонами сделки. То есть, это своего рода подтверждение расходов, которые идут в бухгалтерии отдельной строкой. И помогают налоговой службе сформировать правильную картину издержек производства.

Часто появляется вопрос, является ли ТТН первичным бухгалтерским документом. А также происходит путаница со смежными справками. Некоторые граждане ошибочно полагают, что это все разновидности одной формы. Но нет, на проверку есть принципиальные отличия. Счет-фактура служит только в целях проведения отчетности перед налоговой службой. И конкретно по расчетам за НДС. Тогда как документация как раз подтверждает факт расходов предприятия на приобретение продукции. Когда она была принята, после оприходования. Но герой нашего обзора таких полномочий не имеет. Он просто выступает доказательством, что были потрачены средства на доставку этой продукции. Не покупку, не расчеты с грузоотправителем, а именно с компанией, которая доставляет. Разница весьма очевидная.

Накладную условно можно поделить на две части.

1. Первая – товарная, — включает сведения
   • об отправителе и получателе товара,
   • объеме,
   • наименовании и т.п. параметры.

   Эта часть документа является основанием для списания груза со склада отправителя и одновременно для приходования его получателем.

2. Вторая часть – транспортная. В ней содержатся сведения
   • непосредственно о перевозке,
   • информация о компании-перевозчике и конкретном водителе,
   • марке автомобиля,
   • времени в пути и километраже,
   • товаре и т.д.

   Здесь же указывается стоимость транспортировки.

Количество выписываемых накладных

Минимальное необходимое число бланков товарно-транспортных накладных — 4:

• первый экземпляр остаётся на складе и содержит информацию только об отгруженном товаре и задействованных в сделке сторонах;
• второй передаётся грузополучателю и содержит подробные данные о всех этапах доставки (кроме последней таблицы);
• третий экземпляр остаётся у перевозчика;
• четвёртый, после полного завершения транспортировки и приёмки груза, передаётся грузоотправителю.

ТТН и предприниматели

Однозначного мнения о необходимости наличия ТТН для предпринимателей-единщиков в сфере торговли, перевозящих товары на собственном грузовом автомобиле до сих пор нет (насчет легкового – см.выше). Предприниматели чаще всего перевозят груз без каких-либо подтверждающих документов (например, для его дальнейшей реализации), и одни положения законодательства требуют наличия ТТН, а другими нормами наличие ТТН не предусмотрено, ведь предприниматели-единщики в сфере торговли не обязаны вести бухгалтерский учет, документально «оприходовать» товар (ведь ТТН — это документ для списания и приходования ТМЦ). И, как показывает практика, множество предпринимателей транспортируют груз без ТТН.

Нередко случается, что проверяющие специально поджидают предпринимателей, купивших на рынке товар, с целью его изъятия. Если вас задержали, не спорьте с сотрудником милиции. Предъявите ему своё свидетельство о госрегистрации и другие имеющиеся документы, дайте записать Ваши реквизиты. Сообщите ему, что он может передать ваши данные для проверки органам ГНС, МВД, но требовать от Вас наличия ТТН не имеет право.

Вы так же можете заявить, что товар приобретен для личных целей, ведь никакой нормативно — правовой акт не ограничивает Вас в количестве сделанных покупок. Нужно настаивать на этом и не давать никаких письменных объяснений, кроме замечаний при подписании прочитанного вами протокола. Ну и конечно самый безопасный выход – выписывать ТТН самому на себя по правилам указанным выше, но это автоматически требует от Вас заполнения и наличия путевого листа автомобиля.

Нелишним будет так же возить с собой шпаргалку с выдержками из законодательства, чтобы в случае чего грамотно апеллировать требованиям проверяющих.

Назначение транспортной накладной и ТТН

Для чего нужна транспортная накладная? Документ предназначен для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозку автомобильным транспортом. Он подтверждает заключение договора на перевозку груза, фиксирует данные о стоимости услуг автотранспортной компании и порядке расчета провозной платы. Наличие транспортной накладной дает организации возможность уменьшить базу налога на прибыль.

ТН является важным документом в сфере гражданского законодательства, подтверждающим заключение договора перевозки, а также в налоговом учете — накладная подтверждает расходы на транспортные услуги при определении налоговой базы, для этого она должна быть оформлена в соответствии со всеми требованиями законодательства.

ТТН служит для учета движения ТМЦ, для списания их у продавцов и оприходования у грузополучателей, а в сфере оборота алкоголя только ТТН выступает обязательным сопроводительным документом, подтверждающим легальность производства и оборота алкоголесодержащей продукции (Разъяснение Росалкогольрегулирования от 08.07.2011).

Отсутствует транспортная накладная: какими могут быть последствия

При отсутствии сопроводительного документа:

• Грузоотправитель не сможет привлечь к ответственности транспортную компанию в случае пропажи или повреждения груза.
• Грузополучатель не сможет сравнить полученный груз с тем, который фактически был отправлен продавцом.
• Транспортная компания не сможет подтвердить факт перевозки грузов перед налоговиками.
• У водителя автомобиля во время поездки могут возникнуть сложности с контролирующими органами (вплоть до уплаты штрафа или отправки машины с грузом на штраф-стоянку).
• При отсутствии ТТН сотрудники налоговой службы не смогут проверить достаточность оснований для применения вычетов по НДС покупателем товара, а без ТН нельзя признать транспортные расходы для налога на прибыль.

В каких случаях требуется товарно-транспортная накладная

Необходимость/ненадобность ТТН (дополнительного экземпляра ТТН) в различных хозяйственных ситуациях отразим в таблице.

№	Ситуация	Особенности оформлениня	Обязательность ТТН
	Покупатель самостоятельно забирает ТМЦ у поставщика	Выдача ТМЦ оформляется расходной накладной	Не нужна, так как отсутствует сама услуга по перевозке. Водитель является представителем покупателя, поэтому для подтверждения права на груз достаточно расходной накладной от поставщика, удостоверяющий факт перехода права собственности
	Для перевозки используется личный автотранспорт, например, директора или другого работника	Необходим договор аренды на автомобиль между учреждением и работником-владельцем авто (необходимо для списания топлива)	Обязательно, кроме доставки в собственных целях учреждения (см. первую ситуацию)
	Перевозки любым автотранспортом	Такое же, как и для грузовых	Обязательно. Правила № 363 касаются всех автотранспортных средств
	Доставка курьерской службой, например, «Новая почта» или «Мист Экспресс»	Операция оформляется внутренними документами почтовой службы (накладная или акт их формы)	Не нужна. Правила № 363 не распространяются на почтовые услуги. Однако почтовый оператор должен быть в Реестре операторов почтовой связи
	Поставщик и получатель, или отправитель и перевозчик, или получатель и перевозчик совпадают	Оформляется так же, как в обычной ситуации	Обязательно минимум 4 экземпляра ТТН
	Поставщик является перевозчиком и выделил услугу по перевозке отдельно в счете (или расходной накладной)	Оформляется так же, как в обычной ситуации (см. п. 5)	Обязательно оформляется ТТН, так как имеет место факт предоставления услуги по перевозке поставщиком
	Поставщик является перевозчиком и включил стоимость перевозки в цену товара, не выделяя ее отдельно в документах	Оформляется обычная расходная накладная	Не нужна, так как отсутствует выделенная услуга по перевозке. Однако, если поставщик при этом привлечет стороннего перевозчика, то ответ изменится до наоборот
	Кроме перевозчика есть еще экспедитор	Добавляем 5-й экземпляр ТТН — для экспедитора	Обязательно каждой стороне процесса по отдельному экземпляру ТТН
	Доставка ТМЦ от одного грузоотправителя по нескольким адресам, торговым точкам	Как в обычной ситуации. В каждой ТТН указываем отдельный адрес.	Обязательно оформлять доставку на каждый адрес отдельными ТТН, так как в одной ТТН может быть только один адрес доставки (разъяснение Мининфраструктуры в письме от 28.05.2014 № 6515/25/10-14)
	Перевозки собственными силами по собственным местам (торговым точкам)	Оформляется только путевой лист и накладные на внутреннее перемещение	Не нужна, так как отсутствует услуга по перевозке. В данном случае перевозка осуществляется для собственных нужд

Когда надо составлять ТТН

ТТН (образец заполнения см. в Примере 1) является сопроводительным документом при перевозке грузов автомобильным транспортом (п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. письмом ­Роскомторга от 10.07.1996 г. № 1–794/32–5).

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н).

Необходимость составления ТТН грузоотправителем подтверждается также пунктом 47 «Устава автомобильного транспорта РСФСР», утвержденного постановлением Совмина РСФСР от 08.01.1969 г. № 12 (далее — Устав). В соответствии с этим документом грузоотправитель должен представить автотранспортному предприятию или организации на предъявляемый к перевозке груз товарно-транспортную накладную, которая является основным перевозочным документом и по которой производится списание этого груза грузоотправителем и оприходование его грузополучателем.

Перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной ТТН (п. 2 инструкции Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30.11.1983 г. «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом» (далее — Инструкция № 156)).

Особые случаи перевозок

В некоторые случаях необходимые особые документы на перевозку грузов автомобильным транспортом. К ним относятся следующие официальные бумаги:

1. Удостоверение, подтверждающее право компании перевозить крупногабаритные или опасные грузы.
2. Свидетельство, указывающие на подготовительный процесс водителя к осуществлению работы по перевозке опасных грузов. В нем совокупный водительский стаж должен превышать три года без прерывания данной трудовой деятельности. Если у водителя нет соответствующего опыта, собранные и оформленные документы по перевозке грузов не имеют значения.
3. Сертификат, подтверждающий безопасность и качественные характеристики упаковки груза.
4. Специальный опознавательный знак об опасном грузе.
5. Свидетельство, подтверждающее подготовку транспортного средства к осуществлению перевозки опасных грузов.
6. Предварительно созданный маршрутный лист с периодом разрешения транспортировки.
7. Телефонные номера и адреса всех лиц, касающихся перевозки данных представляющих опасность грузов.
8. Специально разработанный путевой лист, в котором обозначен номер опасности груза в соответствии со стандартами ООН.

Порядок работы с бланком ТТН, правила оформления

При оформлении документа к товарно-транспортной накладной (ТТН форма 1-Т) могут быть приложены: сертификаты на товар, свидетельства качества, паспорта и т.д. Главное указать в ТТН в разделе приложение.

Бланк ТТН является унифицированным документом, поэтому его заполнение строго регламентировано. Исключены помарки, неточности, а в пустых ячейках (где не требуется заполнение данных) проставляются прочерки.

Распечатывайте 4-е экземпляра накладной. Первый экземпляр для отправителя груза. Второй – для получателя. Третий и четвертый (уже со всеми подписями) – руководству транспортной организации, где третий экземпляр вместе со счетом на оплату возвращается грузоотправителю, а четвертый остается в бухгалтерском отделе перевозчика для учета.

Порядок заполнения по разделам

Бланк состоит из 17 разделов:

1. Указываются данные о грузоотправителе: наименование, адрес, банковские реквизиты, полное наименование, адрес места нахождения, номер телефона.

2. Указываются те же данные, но о грузополучателе (повторим: наименование, адрес, банковские реквизиты, полное наименование, адрес места нахождения, номер телефона — см. образец).

3. Фиксируется наименование отправляемого груза, его состояние и другая необходимая информация о грузе, количество мест и масса нетто или брутто, размеры.

4. Указываются сопроводительные документы на груз. Это могут быть товарораспорядительные документы, различные сертификаты, паспорта, удостоверения, разрешения и т.п. Напрмер, как показано на образце, товарная накладная и паспорта качества.

5. При необходимости вписываются особые требования к грузоперевозке: параметры транспортного средства, сведения о запорно-пломбировочных устройствах, объявленная стоимость (ценность) груза, необходимая температура, объем и т.п.

6. Сведения о приеме груза к погрузке (адрес, дата, время, масса, количество, фактическое состояние — см. образец). Ставятся подписи водителя и грузоотправителя с расшифровкой подписи и указанием должности.

7. Сведения о сдаче груза к выгрузке (адрес, дата, время, масса, количество, фактическое состояние). Ставятся подписи водителя и грузополучателя с расшифровкой подписи и указанием должности.

8. Условия перевозки. Вносят или выбирают из представленных, особые условия перевозки или временного складского хранения, сведения о предусмотренных договором перевозки штрафных санкциях.

9. Указывается информация о принятии заказа (заявки) к исполнению.

10. Вносятся данные о перевозчике: наименование и адрес места нахождения, номер телефона, ФИО и номер телефона водителя.

11. Вносится информация о транспортном средстве: количество, тип, марка, грузоподъемность, регистрационные номера.

12. Заполняются перевозчиком данные о фактическом состоянии груза, упаковке при его загрузке и при отгрузке, возможных изменениях условий перевозки при движении.

13. Прочие условия указываются при необходимости: при перевозке опасных, температурных, негабаритных грузов; фиксируется режим труда и отдыха водителя в пути следования.

14. Заполняется, если изменилось место доставки груза.

15. Отражается стоимость услуг грузоперевозки, порядок расчета и размер провозной платы, расходы перевозчика, предъявляемые грузоотправителю. Также указывается полное наименование организации плательщика (грузоотправителя), адрес, банковские реквизиты организации плательщика (грузоотправителя).

16. Проставляется дата составления, подписи сторон (грузоотправителя и перевозчика).

17. Сюда можно вписать нарушения при осуществлении грузоперевозки и претензии со стороны грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика.

Структурные особенности

Чтобы правильно и грамотно оформить товарно-транспортную накладную на бланке 1Т, следует для начала ознакомиться с особенностями структуры этого документа. Для наглядности лучше использовать образец, который выполнен с соблюдением стандартам. Условно товарно-транспортная накладная имеет разделение на 2 части. Причём бланк образца 2018 года не претерпел никаких существенных изменений, а потому в текущем году действуют те же правила оформления, что и раньше. Первая часть формы предусматривает внесение информации о:

• объёмах груза;
• наименования товара;
• параметрах и характеристиках продукции;
• отправителе;
• грузополучателе.

За счёт этой части применяемая при грузоперевозках товарно-транспортная накладная даёт основания, чтобы списать отправляемый груз со склада грузоотправителя, а также подтвердить прибытие к получателю. Потому эту часть документа называют товарной. Вторая часть уже является транспортной. Здесь вносится информация о:

• перевозке;
• транспортной компании;
• водителе;
• марке используемого автомобиля;
• километраже доставки;
• времени перевозки;
• товаре и пр.

Также вторая часть документа используется для описания стоимости грузоперевозки, согласно которой между сторонами договора осуществляются расчёты за предоставленные услуги. В действительности товарно-транспортная накладная имеет множество нюансов и особенностей, которые следует строго соблюдать при её заполнении.

Порядок заполнения ТТН

Традиционная для данной сферы форма 1-Т заполняется отправителем необходимого в случае осуществления комплексной доставки продукции специально для каждого из потенциальных получателей товаров, а также в случае каждого выхода в рейс автомобильного транспорта. При одновременной транспортировке сразу нескольких типов грузов по конечному адресу одной или более одной компании, документ проходит оформление с указанием каждой из доступных партий и итоговых получателей.

Обращаем внимание, что по грузам нетоварного типа, в рамках которых не поддерживается складской учет ТМЦ, но применяется учет методом замера ТТН предоставляется в трех экземплярах: первый и второй получает предоставившая автомобильный транспорт компания. Первый документ применяется для проведения расчетов организации с отправителем груза и прикрепляется к счету, а второй – добавляется к путевому листу и используется как основание для проведения учета транспортной работы. Третий экземпляр сохраняется у отправителя груза и является подтверждением для дальнейшего учета выполненных работ по перевозкам.

Форма товарно-транспортной накладной включает в себя заполнение основных пунктов, которые подтверждают достоверность документа. Грузоотправитель должен указывать следующие пункты в ТТН формы 1-Т:

• указание даты выписки текущего товара;
• пункты с указанием грузополучателя и грузоотправителя заполняются юридическими наименованиями организаций сделки;
• плательщик – это организация, которая будет непосредственно осуществлять оплату за получение товара при транспортировке;
• сведения о грузе – важный пункт, который следует заполнять максимально точно и корректно, поскольку от этого зависит необходимость оплаты НДС;
• раздел «Отпуск разрешил» заполняет ответственное за отпуск товарно-материальных ценностей лицо.

Подпись является подтверждением достоверности указанных в документе сведений. Она должна быть дополнительно заверена печатями и штампами грузоотправителя. Товарно-транспортная накладная представляет собой разрешение на осуществление отгрузки и транспортировки разных типов товаров. В незаполненных графах ставится прочерк, чтобы невозможно было дописать дополнительные наименования товаров.

Товарно-транспортная – унифицированный документ. Предназначен сопровождать товар во время перевозки от продавца к покупателю. Неважно, кто осуществляет перевозку: продавец, покупатель или наемный грузоперевозчик.

Документ распечатывают в 4‑х экземплярах (1 экземпляр продавцу, второй покупателю и еще два бланка грузоперевозчику). Заполненный документ используется как для подтверждения учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), так и для расчетов за автоперевозку.

• Грузополучателю документ нужен для сверки перечня отгруженного товара с перечнем в документе.
• Грузоотправителю ТТН необходима для получения документального доказательства передачи груза водителю и приемки его получателем.
• Грузоперевозчик фиксирует в документе факт перевозки товара.

Похожие записи:

• Скидки студентам на ЖД билеты 2022-23- как получить?
• Как оформить дарственную на дом?
• Заявление о приеме в гражданство