Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные больничные — что актуально в 2021 году?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Чем электронные больничные отличаются от бумажных
Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:
- защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
- заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
- освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
- ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.
Правила загрузки данных в СБИС
Для того чтобы направляемый больничный лист был правильно и быстро обработан, необходимо соблюдать определенные правила осуществления загрузки сведений в систему СБИС. Порядок действий в этом случае будет выглядеть следующим образом:
- в разделе, посвященном формированию различных видов отчетов, создается новый документ под названием «Электронный листок нетрудоспособности»;
- в него вносятся данные о сотруднике (сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, номер его СНИЛС, а также уникальный код, который был присвоен выданному листку нетрудоспособности и позволяет его идентифицировать);
- сформированный документ направляется в виде запроса в Фонд социального страхования на проверку и обработку данных.
Когда сформированный отчет будет получен сотрудниками ФСС, в реестре, который отображается у отправителя, будет стоять соответствующий статус.
Плюсы и минусы работы с документом в системе
Использование ЭЛН (электронных листков нетрудоспособности, они же электронные больничные) по состоянию на 2018 год ещё не является обязательным, однако всё больше предприятий и медицинских учреждений переходит на их применение. И врачей, и работодателей эта система подкупает следующим:
- Надёжность. Бумажные бланки больничных листков снабжены степенями защиты – однако их всё равно ухитряются подделывать. ЭЛН же подделать на порядок сложнее – и человек, способный настолько овладеть криптографией, вряд ли станет по мелочи промышлять мошенничеством с выплатами.
- Простота. Если на предприятии уже используется система электронного документооборота (СБИС или аналогичная), в неё легко интегрировать новый источник данных, которым являются ЭЛН.
- Лёгкость закрытия. Если работник выходит на работу, ему не нужно тратить время на то, чтобы являться ещё раз на осмотр и закрывать больничный. Для ЭЛН достаточно просто сообщить дату, когда приступаешь к труду – и всё остальное парой нажатий кнопок оформит сам врач.
- ЭЛН в принципе невозможно потерять – точнее, если они теряются, то со всем содержимым электронного архива, что крайне маловероятно. Бумажный же бланк можно утратить, испортить, он может оказаться нечитаемым и т. д.
- Система ЭЛН позволяет заполнять данные о пациенте лишь один раз. Дальше они лишь корректируются в связи с текущими изменениями, а неизменная часть берётся из медицинской базы данных.
- Чёткие сроки исполнения и выплат. Прохождение электронного документа легко проконтролировать, он не может затеряться и завалиться в щель между папок.
Однако у всего есть и минусы. Не лишены их и электронные больничные:
- Требуется работа со специфическими программами – а с этим могут быть трудности у медперсонала старших поколений.
- У медучреждения должна быть электронная подпись – а её предоставление не бесплатное.
- Никакая техника не совершенна. Возможностей технических сбоев никто не отменяет. Кроме того, здесь по-прежнему влияет человеческий фактор: помимо сбоев возможны и ошибки персонала, вносящего данные в ЭЛН.
Понятие и основные преимущества СБИС при работе с больничными
СБИС – это система электронного документооборота, которая предоставляет возможность бухгалтеру осуществлять формирование различного вида отчетов и направлять их в организации, с которыми осуществляется обязательное взаимодействие.
СБИС – это система бухгалтерской и складской отчетности, с помощью которой можно не только организовать взаимодействие между различными финансово-отчетными подразделениями одной организации, но и между организациями, особенно если это требует обязательной подготовки финансовой отчетности.
При отправке листков нетрудоспособности в ФСС для осуществления оплаты по ним также используется система СБИС, так как она имеет ряд своих преимуществ:
- надежность направляемых сведений, что обусловлено тем, что такой больничный лист (подаваемый в электронном виде) сложнее подделать по причине выгрузки в него данных о пациенте из различных реестров;
- простота в использовании, так как в случае, если в организации используется какая-либо система электронного документооборота, функционал СБИС в него достаточно легко встроить, что позволит и включать в формируемые отчеты данные из существующих в организации реестров, и выгружать данные из самой СБИС в такие реестры;
- легкость в формировании электронного больничного, что подразумевает возможность для врача, зная дату выхода на работу сотрудника, закрыть больничный в электронном виде и сразу его отправить на проверку в ФСС и к работодателю, что существенно сокращает и время обработки имеющихся данных;
- так как формируемый электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) заполняется на основании данных, которые содержатся в реестрах работодателя, Фонда социального страхования и различных медицинских учреждений, то основные данные о пациенте (он же работник) достаточно заполнить один раз, а в дальнейшем только осуществлять корректировку тех сведений, которые могут изменяться;
- возможность контролировать соблюдение сроков принятия, проверки и последующей оплаты предоставленного больничного листа в силу особенностей функционала СБИС (каждый статус принятого ЭЛН отображается в виде изменяющихся реестровых записей).
Как из сбис выгрузить электронный больничный лист в 1с
При вводе электронного больничного листа (ЭЛН) с помощью документа Больничный лист достаточно заполнить основную информацию (рис. 1) (раздел Зарплата — Больничные листы):
- организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
- сотрудника;
- номер листка нетрудоспособности (поле Номер ЛН).
После этого по кнопке Получить данные из ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС. Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе пользователя (рис. 1). Чтобы загрузить сведения ЭЛН из файла, выгруженного из личного кабинета страхователя на сайте ФСС РФ, нажмите на кнопку Загрузить из файла и выберите необходимый файл.
Сведения о медицинской организации будут загружены автоматически. Для просмотра этих сведений можно нажать на ссылку о листке нетрудоспособности.
- Откройте больничный, ознакомьтесь с полученными от ФСС данными.
- В разделе «Расчет» укажите сведения о зарплате, стаже сотрудника, сумме пособия.
Число календарных дней, за которые учитываются выплаты, заполняется автоматически. Оставьте значение по умолчанию (730 дней) или измените.
- Как заполнить расчет в своей учетной системе?
Если регион участвует в пилотном проекте, вы можете сформировать реестр сведений прямо из больничного. Для этого нажмите «Создать реестр Пособий ФСС».
- Когда все сведения будут указаны нажмите «Готово». Передайте больничный на подпись и отправьте в ФСС.
Расчет пособия по ЭЛН считается принятым, когда от ФСС получен протокол расчета со статусом «ОК» — регулярно получайте ответы в СБИС Электронная отчетность.
Понятие и основные преимущества СБИС при работе с больничными
СБИС – это система электронного документооборота, которая предоставляет возможность бухгалтеру осуществлять формирование различного вида отчетов и направлять их в организации, с которыми осуществляется обязательное взаимодействие.
СБИС – это система бухгалтерской и складской отчетности, с помощью которой можно не только организовать взаимодействие между различными финансово-отчетными подразделениями одной организации, но и между организациями, особенно если это требует обязательной подготовки финансовой отчетности.
При отправке листков нетрудоспособности в ФСС для осуществления оплаты по ним также используется система СБИС, так как она имеет ряд своих преимуществ:
- надежность направляемых сведений, что обусловлено тем, что такой больничный лист (подаваемый в электронном виде) сложнее подделать по причине выгрузки в него данных о пациенте из различных реестров;
- простота в использовании, так как в случае, если в организации используется какая-либо система электронного документооборота, функционал СБИС в него достаточно легко встроить, что позволит и включать в формируемые отчеты данные из существующих в организации реестров, и выгружать данные из самой СБИС в такие реестры;
- легкость в формировании электронного больничного, что подразумевает возможность для врача, зная дату выхода на работу сотрудника, закрыть больничный в электронном виде и сразу его отправить на проверку в ФСС и к работодателю, что существенно сокращает и время обработки имеющихся данных;
- так как формируемый электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) заполняется на основании данных, которые содержатся в реестрах работодателя, Фонда социального страхования и различных медицинских учреждений, то основные данные о пациенте (он же работник) достаточно заполнить один раз, а в дальнейшем только осуществлять корректировку тех сведений, которые могут изменяться;
- возможность контролировать соблюдение сроков принятия, проверки и последующей оплаты предоставленного больничного листа в силу особенностей функционала СБИС (каждый статус принятого ЭЛН отображается в виде изменяющихся реестровых записей).
Электронный больничный лист в 1С – алгоритм взаимодействия с ФСС
Электронные больничные введены еще в прошлом году – с июля 2017 года. Однако не все пользуются этим удобным сервисом, несмотря на то что сотрудники вправе самостоятельно выбирать, какой вариант больничного листа – традиционный или электронный – им удобнее получать. Электронные больничные оформляют прямо в медицинском учреждении. Давайте рассмотрим, какие функции выполняет электронный лист нетрудоспособности, а также алгоритм взаимодействия с ФСС через 1С.
Основные функции ЭЛН
Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) – это документ в электронном виде, который создан в специальной программе в медицинском учреждении. Он так же, как и обычный больничный, подписывается уполномоченными лицами, только с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи).
К его главной основной функции относится, в первую очередь, подтверждение факта обращения сотрудника определенной организации в медицинское учреждение. Вторая функция – юридическая. ЭЛН дает право сотруднику сохранить за собой рабочее место на время болезни.
Заполнение электронного больничного нанимателем
Мнение эксперта
Лебедев Сергей Федорович
Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.
Как уже было отмечено ранее, наниматель должен заполнить свой раздел электронного документа. Занесение необходимой информации осуществляется согласно применяемому руководству для пользователя.
Требуемые суммы по среднему и среднедневному заработку, заработок за 1 и 2 год, суммы пособий за счет нанимателя и Фонда, соцпособие к выплате, дата его выдачи
Перечисленные обязательные сведения могут изменяться, дополняться двумя сторонами-—участниками соглашения.
Как скопировать электронную отчетность СБИС на другой компьютер
Чтобы перенести данные на другой компьютер, понадобится выполнить ряд действий:
- Перепишите себе серийный номер СКЗИ и создайте резервную копию базы данных.
- На новом компьютере скачайте с сайта последнюю версию программы СБИС.
- Установите программу, а затем в каталоге удалите папку db и вместо нее скопируйте папку с таким же названием из резервной копии.
- Установите новую версию программы и введите ее серийный номер.
- Запустите программу и дождитесь, пока пройдет автоматический мониторинг системы.
- Проверьте, правильно ли была перенесена отчетность.
- При следующей отправке отчетности в инспекцию напишите туда письмо с просьбой проверить, пришли ли им отчеты. Так вы наверняка убедитесь, что все работает исправно.
Также есть другой вариант – просто скопировать папку СБИС с одного компьютера на другой, но такой способ может повлечь за собой возникновение ошибок.
Как уже было упомянуто, онлайн бланки используют не в каждой организации. Система появилась недавно, и только некоторые работодатели готовы к этому. Отсюда возникает проблема непонимания между сотрудником и руководством. При оформлении больничного работник имеет полное право оформить его в электронном формате. Если организация не использует ФСС, в таком случае электронный лист будет бесполезен. Переход на бумажную форму займет много времени, кроме того, функция такого изменения еще не налажена.
Сеть, объединяющая медицинские организации, сотрудников и ФСС, обширна. Каналы передачи информации велики, не исключены ошибки работников на той или иной стадии оформления. Это временные трудности, которые постепенно решаются. Программа постоянно развивается и совершенствуется.
Как управлять отправкой больничных в СБИС
Управление отправлением данных происходит по разным схемам. Во-первых, это будет зависеть от того, в каком виде предоставлен больничный сотрудником:
- Если предоставлен номер ЭЛН, то СБИС отправит в Фонд реестр сведений, и расчет по электронным листам нетрудоспособности.
- Если подан бумажный экземпляр, в этом случае в ФСС будет отправлен только реестр сведений.
Можно изменить настройки, тогда реестр будет отправлять вместе с расчетом по больничным. Необходимо в настройках отключить участие организации в пилотном проекте. Есть еще несколько моментов, когда реестр не будет направлен автоматически в Фонд:
- Поступил отрицательный протокол на расчет электронных листов нетрудоспособности.
- Отсутствует период выплат пособия за счет Фонда, а также внесенный период нетрудоспособности указан до 3 дней включительно.
- Если в поле «Иное» проставлен статус «Умер».
- При указании причины нетрудоспособности, как несчастный случай на производстве, либо профессиональное заболевание. Соответственно кодировки – это 04, и 07.
Бесплатная консультацияЮриста:ПО ТРУДОВЫМ ВОПРОСАМ
Подача в инстанции.
Отслеживание. Контроль каждого движения дела.
Всегда есть вероятность, что клиенту не нужно идти в суд или составлять претензию и иные документы, так как перспективы выиграть нет и клиент зря потратит время и деньги, хуже того, усугубит свое положение. Именно по этому юристы нашей компании сначала делают бесплатный анализ ситуации, изучают имеющиеся документы, и только после этого предлагают пути решения, если они имееются.
Почему нам доверяют? Качество обслуживания Уже более 10 лет наша компания оказывает бесплатные юридические консультации в различных областях гражданского права. Скорость Профессионалы своего дела проконсультируют Вас в течении 5 минут.
И Вы будете знать все о решении своей ситуации. Знание Дело каждого клиента передается в соответствующий отдел права, где его анализирует не менее 3х специалистов, включая старшего юриста.
Включить автоматическое получение электронных больничных от ФСС
Организациям с численностью более 2000 человек Фонд социального страхования может автоматически присылать уведомления об электронных больничных сотрудников. В этом случае не потребуется брать номер ЭЛН у работников. СБИС сформирует документ «Больничный» и заполнит номер на основании данных, полученных из ФСС.
Чтобы подписаться на уведомления:
- получите согласие работников на обработку персональных данных (пример согласия);
СБИС не проверяет наличие согласия от сотрудников на обработку персональных данных. Вся ответственность за их использование лежит на работодателе.
Получение страхователями извещений производится в электронном виде в программах СКБ «Контур», СБИС, 1С
С января 2021 года в программах СКБ «Контур», СБИС, 1С получение извещения о представлении недостающих документов и сведений производится в электронной форме. Страхователю необходимо настроить данные программы на получение извещения. Контур – Пособия ФСС – Все документы – Извещения — Подписаться на получение извещения в электронном виде.
СБИС – Пособия ФСС – Извещения — Подписаться на получение извещения в электронном виде.
1С – Кадры — Пособия ФСС – Извещения — Подписаться на получение извещения в электронном виде.
Напоминаем, что при загрузке нового извещения необходимо производить подтверждение получения извещения в течение одного рабочего дня со дня его получения (абз. 5 п. 9 Положения «Об особенностях назначения и выплаты в 2021 году застрахованным гражданам страхового обеспечения», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.12.2020 г. №2375). Телефон «горячей линии» 8(3952) 25-96-80.
Как отправить бумажный больничный лист в фсс через сбис заказать выписку
- так как формируемый электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) заполняется на основании данных, которые содержатся в реестрах работодателя, Фонда социального страхования и различных медицинских учреждений, то основные данные о пациенте (он же работник) достаточно заполнить один раз, а в дальнейшем только осуществлять корректировку тех сведений, которые могут изменяться;
- возможность контролировать соблюдение сроков принятия, проверки и последующей оплаты предоставленного больничного листа в силу особенностей функционала СБИС (каждый статус принятого ЭЛН отображается в виде изменяющихся реестровых записей).