Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма НДФЛ-1 + пошаговая инструкция по ее заполнению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ в настоящее время не является обязательным к применению бланком, ранее использовавшийся как карточка первичного бухгалтерского учета. Одновременно предприятия должны формировать налоговые регистры по учету НДФЛ. Предприятие имеет возможность использовать самостоятельно разработанный документ произвольной формы.
Образец регистра налогового учёта НДФЛ
Образец оформления НДФЛ-ной карточки рассмотрим на следующем примере:
В 2022 г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ежемесячно начисляло работнику Петрову П.П. (резидент РФ) зарплату в размере 50 000 руб. Выплаты производятся два раза в месяц (22-го числа текущего месяца и 7-го числа следующего месяца).
Выплаты за февраль — в размере 36 842,11 руб., работник брал больничный с 8 по 14 февраля (7 дней); за август — в размере 28 260,87 руб., работник в отпуске с 8 по 21 августа (14 дней).
Дополнительно работнику выплачены следующие доходы:
22.02.2022 — пособие по временной нетрудоспособности в размере 4931,52 руб.;
07.04.2022 — материальная помощь в размере 7000 руб.;
05.08.2022 — отпускные за август в размере 23 422,56 руб.
Работнику предоставляется стандартный вычет на ребенка в размере 1400 руб. Прав на иные стандартные вычеты у сотрудника нет.
Вот каким образом следует заполнять бланки налогового учета по НДФЛ по условиям примера. Показываем только заполненные разделы. Полный вариант документа предлагаем скачать в формате Word.
Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.
Особенности заполнения формы налогового регистра
В разделах, отражающих размер дохода сотрудника, данные вносятся в разрезе каждой выплаты. При учете предоставленных работникам льгот в виде вычетов применяется ежемесячный порядок учета данных. Своевременность учетных операций позволит исключить случаи превышения предельной величины предоставленной льготы. При необходимости учета большого количества льгот форма дорабатывается с учетом условий внесения данных.
В связи с изменением в законодательстве с момента издания бланка требуется внести корректировки в состав данных разделов. Предприятия должны учитывать даты получения дохода, виды налоговых льгот, порядок предоставления которых налогоплательщикам изменился с момента утверждения первоначального вида бланка.
Для автоматизации учета и ведения 1-НДФЛ применяются программы:
- 1С: Зарплата и управление персоналом. В программе уделено внимание датам начисления дохода, удержания и перечисления налога. Сведения отражаются в регистре на основании форм первичного учета;
- Зарплата и кадры CompSoft. Ресурс предоставляет возможность изменения настроек согласно специфике начислений предприятия;
- ПК «Налогоплательщик», обеспечивающий расчет оплаты труда, налогообложение и формирование регистров.
Большинство программ, используемые предприятиями при расчете заработной платы, имеют в составе документов регистр на базе 1-НДФЛ для учета данных по каждому работнику.
Нормы НК РФ не содержат определения термина «регистр налогового учета по НДФЛ», поэтому, по мнению автора, необходимо воспользоваться определениями, применяемыми в целях осуществления бухгалтерского учета и исчисления налога на прибыль организаций.
Согласно ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Указанные регистры должны вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Под регистрами налогового учета, применяемыми в целях исчисления налогооблагаемой прибыли, понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.
Данные налогового учета — сведения, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения. Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (ст. 314 НК РФ). Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях.
Какова ответственность за неведение регистров?
В случае невыполнения требований НК РФ по разработке и использованию налоговых регистров по НДФЛ учреждение может быть привлечено к ответственности за совершение налоговых правонарушений.
В соответствии с ч. 1 ст. 120 НК РФ в случае грубого нарушения государственным (муниципальным) учреждением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения на указанное учреждение может быть наложен штраф в размере 30 000 руб. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского либо налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
Реквизиты, которые стоит добавить
Как уже было указано выше, исходя из позиции Минфина России (письма от 18.04.2014 № 03-04-06/17867, от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 и от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321), можно сделать вывод, что в налоговом регистре должны быть указаны сведения не только о дате выплаты дохода, но и дате фактического получения дохода. Поэтому нелишне будет добавить такой реквизит в налоговый регистр.
Кроме того, поскольку регистр НДФЛ является основанием для заполнения справки 2-НДФЛ, то целесообразно в регистре отразить данные, необходимые для заполнения раздела 2 этой справки. По мнению автора, в регистре, кроме ИНН и ФИО физического лица, стоит указывать такие реквизиты, как дата рождения, гражданство (код страны), код документа, удостоверяющего личность, серию и номер документа, адрес места жительства в РФ (почтовый индекс, код региона, район, город, населенные пункт, улица, дом, корпус, квартира), адрес в стране проживания (код страны, адрес). В этом случае заполнить справку 2-НДФЛ будет проще.
Также, по мнению автора, в налоговом регистре следует фиксировать данные о предоставленных налоговых вычетах физическому лицу в течение налогового периода. Ведь такая информация необходима для заполнения справки 2-НДФЛ. Еще можно посоветовать добавить в налоговый регистр такой реквизит, как сумма дохода с учетом налоговых вычетов.
Образец формы налогового регистра по НДФЛ дан в приложении.
Итак, подведем итог, как ведется налоговый регистр Налоговый период по налогу на доходы физических лиц – календарный год. Именно на такой срок и должен быть рассчитан регистр по налоговому учету. Его можно формировать как на бумаге, так и в виде электронного файла. Бухгалтер должен открыть регистр по НДФЛ при первом же начислении доходов физическому лицу. В нем указываются даты выплаты дохода по правилам статьи 223 Налогового кодекса РФ. В частности, дата выплаты дохода в виде зарплаты дата выплаты дохода — последний день месяца. А вот дата выплаты отпускных — это день их выдачи работнику или перечисления на его зарплатную банковскую карту.
На это же указал Минфин России в письме от 26 января 2015 г. № 03-04-06/2187. Согласно Закону № 113-ФЗ, удержанный с суммы отпускных НДФЛ с 2016 года перечисляется в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.
В регистре налогового учета по НДФЛ абсолютно все показатели заполняют в рублях и копейках. Но есть и исключение – сама сумма налога. Ее нужно записать в полных рублях. При этом суммы до 50 копеек не учитывают, а 50 копеек и более каждый раз нужно округлять в большую сторону.
Что касается валютных показателей, их пересчисляют на дату получения доходов. Для этого используется официальный курс Центрального банка РФ. Существуют обязательные сведения, которые включаются в налоговый регистр по НДФЛ на доходы физических лиц в обязательном порядке — это:
— идентифицирующие налогоплательщика сведения;
— вид дохода с утвержденными кодами;
— предоставленные налоговые вычеты — по утвержденным кодам;
— сумма дохода; дата выплаты дохода;
— статус налогоплательщика; дата удержания налога;
— дата перечисления налога в бюджет; реквизиты платежек на перечисление налога.
Что входит в состав формы регистра? Как мы уже говорили ранее, налоговый регистр по НДФЛ целесообразно формировать на основании справки 2-НДФЛ.
Поэтому в составе его формы будут такие разделы:
наименование учреждения — налогового агента;
данные сотрудника или иного физического лица, который получает облагаемый доход;
виды доходов;
виды налоговых вычетов;
суммы доходов; даты выплаты доходов;
налоговый статус физического лица (ведь от него зависит налоговая ставка по НДФЛ);
даты удержания и перечисления налога в бюджет;
даты и номер платежек на перечисление налога.
Поэтому в новой форме регистра по НДФЛ (созданной в 2016 году на основании справки 6-НДФЛ) предусмотрено место для таких вычетов.
Если в учреждении регистры налогового учета, в том числе по НДФЛ, отсутствуют в принципе, проверяющие признают данный факт грубым нарушением правил учета расходов, доходов и объектов налогообложения. Это повлечет как налоговую, так и административную ответственность для учреждения и его должностных лиц. Налоговые санкции Меры налоговой ответственности прописаны в статье 120 Налогового кодекса РФ. Они зависят от длительности нарушения.
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:
- Основные данные об организации — налоговом агенте:
- ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
- ИНН;
- Ф. И. О.;
- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- дата рождения;
- гражданство;
- адрес места жительства на территории РФ;
- адрес в стране проживания.
- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
Реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры по НДФЛ
Статьей 230 НК РФ определены данные, которые следует указать в регистре. Это сведения:
-
Об идентификации компании-плательщика или ИП:
-
для организации – ИНН/КПП, код ИФНС, название предприятия;
-
для ИП – ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес места жительства или регистрации, статус.
-
Виды выплачиваемых доходов, предоставляемых вычетов, расходов/сумм, снижающих базу налога по установленным кодам. Напомним, что каждой выплате или вычету соответствует определенный код, а информация аккумулируется отдельно по каждому из них. К примеру, оклад или тариф фиксируется кодом «2000», оплата пособия по больничному листу кодом «2300», выходное пособие – «2014», компенсация за отпуск при увольнении – «2013» и т.д. Коды доходов и вычетов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017).
-
Суммы выплаченных доходов и даты их выплат.
-
Статус налогоплательщика. От него зависит размер ставки налога. Налоговые регистры по НДФЛ 2019г. отдельно отражают его удержание по действующим ставкам. В большинстве случаев ставка налога для резидентов составляет 13%, для нерезидентов – 13% или 30% в зависимости от статуса нахождения в стране и видов получаемых доходов.
-
Даты исчисления, удержания, перечисления НДФЛ. По налоговому законодательству датой фактического получения зарплаты для исчисления НДФЛ считается последний день месяца, за который она начислена, при увольнении — последний рабочий день, при оплате отпуска или листа нетрудоспособности – дата выплаты (ст. 223 НК РФ). Удерживается налог при выплате дохода. Перечислить налог с большинства выплат необходимо не позже следующего дня после выплаты физлицу, а по отпускным и больничным НДФЛ перечисляется до конца месяца, в котором они были выплачены (ст. 226 НК РФ).
-
Реквизиты соответствующего платежного документа на перечисление НДФЛ.
О карточках учета по страховым взносам Об обязанности ведения учета по страховым взносам
Обязанность вести учет объектов обложения страховыми взносами, сумм исчисленных страховых взносов по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты и иные вознаграждения, установлена сразу двумя нормами: пп. 2 п. 3.4 ст. 23 и п. 4 ст. 431 НК РФ.
Обратите внимание! Плательщики страховых взносов обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
Из приведенных норм следует, что плательщики страховых взносов обязаны вести учет в разрезе каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты, с отражением сумм:
- начисленных выплат и иных вознаграждений (за исключением указанных в пп. 3 п. 3 ст. 422 НК РФ);
- страховых взносов, начисленных с указанных выплат.
Поясним сразу: в пп. 3 п. 3 ст. 422 сказано, что в базу для исчисления страховых взносов не включаются суммы выплат (вознаграждений), указанные в п. 70 ст. 217 НК РФ, — доходы в виде выплат (вознаграждений), полученных физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, от физических лиц за оказание им услуг для личных, домашних и (или) иных подобных нужд. Соответственно, у учреждений физической культуры и спорта никаких исключений по суммам начисленных выплат не будет.
И конечно, в целом по плательщику страховых взносов тоже нужно вести учет, который должен сходиться с индивидуальным учетом по физическим лицам, отраженным в карточках учета. При разработке данного регистра целесообразно ориентироваться на действующую форму расчета по страховым взносам .
Утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@.
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2020 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:
- Основные данные об организации — налоговом агенте: ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
- ИНН;
- Ф. И. О.;
- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- дата рождения;
- гражданство;
- адрес места жительства на территории РФ;
- адрес в стране проживания.
- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
Образец регистра НУ доходов
Компания N заполняет декларацию по НП за полугодие. В сформированной за этот период оборотке величина сальдо на конец периода Кт 90.1, т. е. выручка за отчетный период составляет 3 674 064 руб., включая НДС 18%, расходы, относящиеся к реализации (Дт 90.2) — 2 865 828, внереализационные доходы (Кт 91.1) — 595 250, внереализационные расходы (Дт 91.2) — 699 836 руб.
Декларация по НП заполняется без учета НДС, поэтому сделаем небольшой расчет:
3 674 064 / 118 × 100 = 3 113 613 — это доход за полугодие без учета НДС, именно эту сумму и показывают в декларации по НП.
Регистры – это специальный реестр, в котором содержится информация о первичных документах бухгалтерского отдела, счетах в банковских ячейках, а также бумаги необходимой отчётности. Заполняются они главным бухгалтером либо его помощником. Они имеются в каждой бухгалтерии, однако имеют различную форму и разделы:
- Регистры различаются по своему назначению. Так, они могут быть трёх видов:
- C отображением хронологии. Такие документы заполняются по факту совершения операции и группируются только по дате.
- С соблюдением системы. Такие регистры разбрасываются по соответствующим счетам. Как итог, их поиск осуществляется по наименованию операции.
- Перемешанные. В них бумаги могут вестись как с соблюдением даты, так и с разбрасыванием по счетам. В таком случае их поиск будет выполняться по названию документа.
- От первичной бухгалтерии до отчетности.
- От отчётности до бумаг первичной проверки.
В зависимости от того, какой вид регистров используется в данной организации, и строится вся работа бухгалтерского отдела.
Что отражать в регистре
Налоговые регистры нужны для того, чтобы правильно составить расчеты по форме 6-НДФЛ и справки по форме 2-НДФЛ . Поэтому вести регистры нужно ежемесячно по каждому гражданину с подведением нарастающих итогов с начала года. В регистре отразите:
1. Доходы, которые начислили и выплатили гражданам. Учет доходов ведите по каждому коду и по каждой дате выплаты. Дело в том, что в форме 6-НДФЛ нужно указывать даты, когда:
- человек получил доход;
- налоговый агент удержал налог с этого дохода;
- налог с выплаченной суммы должен быть перечислен в бюджет.
2. Вычеты, которые предоставили за месяц и нарастающим итогом с начала года. Учет вычетов ведите по каждому виду и по каждому коду. Кроме того, отражайте реквизиты уведомлений из налоговой инспекции, на основании которых были предоставлены имущественный и социальные вычеты.
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2020 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2021 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы разработали налоговый регистр по НДФЛ. Если доступа к правовой системе нет, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Формирование регистра
Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:
- Идентификационные данные по каждому физлицу;
- Разновидности выплачиваемых доходов;
- Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
- Величины выплачиваемых сумм;
- Даты выдачи сумм персоналу;
- Величины исчисленного налога;
- Даты его удержания и перечисления;
- Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.
Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.
Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.
Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:
- Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
- Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
- Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.
Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.