Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если работник не забирает трудовую». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Допустим, работник получил уведомление об отправке трудовой книжки по почте и согласен на предложение работодателя, но по каким-то причинам не смог забрать документы из почтового отделения. Они возвращаются назад к работодателю. Если такая ситуация произойдет в вашей организации, станете ли вы хранить бумаги?
Документ вернулся работодателю: хранить его или не хранить
А работодатель из Башкирии документы бывшего сотрудника сначала взял, а потом потерял.
Через некоторое время появился экс-работник и начал требовать либо документ, либо дубликат. А еще обратился в суд с иском о выплате морального ущерба и взыскании среднемесячной заработной платы за дни вынужденного прогула.
В судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан заявили: после того как работодатель направил уведомление — письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку — и получил согласие на отправку ее почтой, он не отвечает за документы. Требование выплатить утраченную зарплату из-за того, что экс-подчиненный не взял из отделения документ, судьи не удовлетворили. А компенсацию морального ущерба поддержали, правда, уменьшили в 20 раз сумму, по сравнению с исковой (см. Апелляционное определение от 27.06.2019 по делу № 33-12901/2020).
В итоге работодатель выплатил бывшему работнику моральный ущерб (5000 рублей), оплатил расходы на представителя (7000 рублей) и потратился на уплату госпошлин за рассмотрение исков. А если бы сохранил документы бывшего сотрудника, никаких дополнительных расходов бы не понес.
Хранение возвращенной трудовой книжки
Иногда происходят случаи, когда после получения от работодателя уведомления сотрудник соглашается на получение трудовой тем или иным способом. Но в результате документы возвращаются назад, поскольку сотрудник не явился лично или не смог забрать их из отделения почтовой связи.
Стоит ли хранить возвращенные документы?
Судебная практика при этом неоднозначна. С одной стороны после получения от сотрудника согласия на передачу ему документов, работодатель не несет за них ответственность ровно с этой даты. С другой стороны, при утере или намеренном уничтожении, суды часто встают на сторону бывших сотрудников и взыскивают с нарушителей компенсации за моральный ущерб и процессуальные расходы.
Получение документа на почте
Если владелец ТК находится с вами на связи, интересуясь передвижением своего документа, вы можете продиктовать ему по телефону или выслать электронной почтой идентификационный номер почтового отправления. По этому номеру у него появится возможность отслеживать передвижение письма.
Соответственно ему не потребуется ожидать почтового извещения, он может прийти в почтовое отделение для получения письма в момент его прибытия.
Эту информацию легко получить на официальном сайте Почты России, где отражены все перемещения почтовых отправлений по их уникальным идентификационным номерам. Для этого на сайте нужно выбрать и ввести в предложенном поле трек-номер или несколько номеров через пробел.
В открывшемся окне вводится идентификатор отправления, по которому можно определить место пребывания заказного письма.
Этот сервис удобен тем, что позволяет сэкономить время, необходимое на отправление извещения. Некоторые почтовые отделения тратят на эту процедуру несколько дней.
Если вы не сообщили об отправке или при отсутствии инициативы со стороны владельца – по прибытии письма с документом в отделение по месту его проживания, ему выпишут извещение.
Получив его, он подойдёт с паспортом лично и получит заказное письмо. После получения им документа, почтовый работник отправит в ваш адрес уведомление о том, что он его получил.
Отправление Почтой России – практически единственный удобный вариант для проживающих в другом городе уволенных работников. Так же он может использоваться в тех случаях, когда бывший работник не желает встречаться с бывшим работодателем, подходя за ТК.
Образец уведомления о явке за книжкой
Уведомление сотрудника о необходимости забрать свою трудовую книжку составляется на бланке предприятия. В документ включаются следующие данные:
- дата составления и исходящий номер документа;
- фамилия, имя и отчество уволенного сотрудника и его адрес;
- сообщение, что трудовой договор с данным сотрудником расторгнут;
- дата его расторжения;
- сообщение о необходимости забрать книжку;
- адрес, по которому можно получить трудовую книжку, и время, когда это можно сделать;
- просьба при невозможности получения книжки дать свое письменное согласие на ее отправку по почте;
- должность уполномоченного должностного лица работодателя, его подпись с расшифровкой.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
Трудовая книжка относится к официальным документам строгой отчетности. Во время осуществления деятельности она находится в отделе кадров. Отсутствовать документ может только в результате порчи или потери, а также при первичном трудоустройстве. Работодатель сам оформляет новую, или можно получить дубликат у компании, где перед этим работал человек в течение 15 дней. Для этого потребуется написать заявление. Сделать это нужно не позже, чем через 5 дней после приема на работу.
Заполнение, выдача и хранение трудовой книжки осуществляется с соблюдением установленных законом правил и регламентов. Основными нормативами являются:
- Трудовой кодекс РФ;
- Постановление Правительства «О трудовых книжках»;
- Постановление Госкомстата №1 от 05.05.2001 года;
- Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года;
- Инструкция Минтруда от 2003 года.
Анализируем ситуацию:
В изложенной ситуации работник был вправе получить свою трудовую книжку в другой день как лично, так и по почте.
Работодатель правомерно направил уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой в течение уведомительного срока.
Вместе с тем, работодателем был нарушен порядок выдачи трудовой книжки – работодатель не указал в уведомлении о возможности работником дать согласие на направление трудовой книжки по почте, в случае неявки работника; работодатель в отсутствие получения согласия работника не имел права направлять трудовую книжку по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Поскольку работодатель допустил нарушения трудового законодательства при выдачи работнику трудовой книжки, работник, в случае неполучения трудовой книжки имеет право требовать от работодателя:
— выдачи трудовой книжки путем письменного обращения к нему. В этом случае
работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
— возмещения ущерба в случае задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Если работодатель отказывается добровольно устранить нарушение трудовых прав работника, работник имеет право обратиться в суд или направить жалобу в государственную инспекцию труда того субъекта Российской Федерации, на территории которого зарегистрирован работодатель. Подать жалобу можно путем личного обращения в инспекцию, а также посредством электронного ресурса Онлайнинспекция.РФ.
В случае нарушения работодателем трудового законодательства он может быть привлечен к административной ответственности.
В соответствии со ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях за нарушение трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности:
1) должностное лицо:
— в виде административного штрафа в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей или
— предупреждения;
2) лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица:
— в виде административного штрафа — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
3) юридическое лицо:
— в виде административного штрафа — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Получение документа на почте
Если владелец ТК находится с вами на связи, интересуясь передвижением своего документа, вы можете продиктовать ему по телефону или выслать электронной почтой идентификационный номер почтового отправления. По этому номеру у него появится возможность отслеживать передвижение письма.
Соответственно ему не потребуется ожидать почтового извещения, он может прийти в почтовое отделение для получения письма в момент его прибытия.
Эту информацию легко получить на официальном сайте Почты России, где отражены все перемещения почтовых отправлений по их уникальным идентификационным номерам. Для этого на сайте нужно выбрать и ввести в предложенном поле трек-номер или несколько номеров через пробел.
В открывшемся окне вводится идентификатор отправления, по которому можно определить место пребывания заказного письма.
Этот сервис удобен тем, что позволяет сэкономить время, необходимое на отправление извещения. Некоторые почтовые отделения тратят на эту процедуру несколько дней.
Если вы не сообщили об отправке или при отсутствии инициативы со стороны владельца – по прибытии письма с документом в отделение по месту его проживания, ему выпишут извещение.
Получив его, он подойдёт с паспортом лично и получит заказное письмо. После получения им документа, почтовый работник отправит в ваш адрес уведомление о том, что он его получил.
Отправление Почтой России – практически единственный удобный вариант для проживающих в другом городе уволенных работников. Так же он может использоваться в тех случаях, когда бывший работник не желает встречаться с бывшим работодателем, подходя за ТК.
Процедура уведомления
В день, следующий за днем увольнения, необходимо выслать уведомление бывшему работнику в виде письма через почтовое отделение. Отправка производится на адрес регистрации или фактического проживания при его наличии.
Корреспонденция оформляется ценным письмом с оплаченным уведомлением о вручении, сопровождается описью документа вложения для доказательств того, что письмо о необходимости забрать трудовую книжку отправлено. Дополнительно письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Документ представляет собой бланк кадрового документооборота, назначение которого – оградить организацию от возможных нарушений статей ТК РФ не по вине работодателя. Оформляется с указанием всех реквизитов организации, подписывается руководителем.
Письмом удостоверяется причина, по которой не произведена выдача: неявка, отсутствие, отказ и прочие.
Уведомлением бывшему работнику предлагается явиться в организацию для получения документа или дать согласие в письменном виде на отправку по почте. Также указывается то, что организация снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу книжки со дня отправки письма. При получении согласия от работника на высылку документа почтой необходимо сделать это по возможности быстро.
Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: образец
Право 15 сентября 2018 / Бесплатная юридическая консультация
Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию.
В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными.
В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.
Скачать образец уведомления о явке за трудовой книжкой .pdf
Образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении .doc
Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой .doc
Типовая форма и пример уведомления о получении трудовой книжки .doc
Ответственность за неотправку уведомления
Уведомление о необходимости получить трудовую книжку направляется сотруднику в максимально короткие сроки. Это обязанность работодателя, предусмотренная Трудовым кодексом РФ. При отсутствии извещения виновника ждет административное наказание. Санкция прописана в ст.5.27 КоАП РФ, штраф составляет до 50 000 руб. Величина ответственности для индивидуального предпринимателя меньше – 5 000 руб.
Кроме этого на счет сотрудника отправляется компенсация. Расчет делается исходя из длительности периода промедления с выдачей документа. Такую выплату бывший работник может получить, если компания умышленно уклоняется от исполнения обязанности. Ему требуется обратиться в трудовую инспекцию, после чего подать иск в суд.
Уведомление сотруднику о получении трудовой книжки направляется в его личный адрес в день, когда он отказался от выдачи ее лично в руки. Извещение требуется для соблюдения процедуры, и освобождения работодателя от ответственности. Поэтому кадровой службе необходимо подготовить документ и передать его одним из подходящих способов (курьером, почтой, с доверенным лицом).
Освобождение работодателя от ответственности за не выданную вовремя трудовую книжку
Начальство несет указанную выше ответственность только при наличии вины, выраженной в умышленной или ошибочной невыдаче либо задержке выдачи трудовой книжки. В противном случае ответственность не предусмотрена. Основания для освобождения от ответственности содержатся в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.
Например, служащий может отказаться от получения книжки. В этом случае задержка вызвана не зависящими от начальства причинами, соответственно, ответственности у последнего не возникает. Кроме того, если работодатель направил сотруднику в день расторжения договора уведомление о том, что тот должен явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее почтовую пересылку, ответственность также будет снята.
Может возникнуть и еще одна ситуация: день увольнения не совпадает с последним днем службы сотрудника. Например, если последний уволен за прогул, находится в местах лишения свободы, что исключает возможность присутствия на рабочем месте, либо если увольняемая по легитимным основаниям женщина находится в отпуске по беременности до окончания этого срока. В этом случае работодатель также не будет нести ответственность за несвоевременную выдачу книжки.
Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?
На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.
При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.
Трудовая книжка – это самый важный документ для работающего гражданина.
Без нее сложно трудоустроиться, а зачастую она нужна и для оформления иных справок и бланков. Кроме того, именно она является тем документом, который позволяет доказать, что трудовая деятельность у гражданина была и подтвердить .
Несмотря на всю глобальность этого бланка для самого работника нередко случается, что при увольнении граждане по тем или иным причинам не забирают этот документ у работодателя. Однако наниматель не может просто кем-то передать трудовую книжку, он обязан выдать ее в соответствии с установленными законодательными нормами. А результатом передачи бланка должно стать уведомление о получении трудовой книжки.
Расписка в получении книжки
По закону рабочий бланк выдается под подпись. В организациях в обязательном порядке заводятся , именно там ставится дата получения бланка на руки, ФИО владельца и его личная роспись. Понятно, что при высылке бланка заказным письмом роспись в журнале не может быть проставлена. В этом случае в журнал вносятся сведения о заказном отправлении с уведомлением. В уведомлении проставляется личная подпись владельца книжки при ее получении от почтальона. Документ может передаваться курьером. В этом случае с владельца берется расписка о получении бланка.
Существует возможность снять с себя ответственность за невыдачу документа даже тогда, когда владелец отказывается от ее получения. Организация в произвольной форме составляет акт об отказе работником забрать бланк. В акте прописываются все обстоятельства дела. Он заверяется комиссионным составом, который утверждается руководителем организации.
Какими средствами можно отправить уведомление
Отправку уведомления требуется подтверждать официальной бумагой либо росписью уволенного о получении. Поэтому просто положить в почтовый ящик адресата либо передать с помощью знакомых работника строго запрещается на законодательном уровне и влечет за собой административное наказание нанимателя либо лиц ответственных за это в виде штрафа.
Разрешенные способы для передачи уведомления считаются:
- личная передача специалистом. В данном варианте необходимо самостоятельно направиться по адресу проживания бывшего служащего с двумя экземплярами, в одном из которых он ставит личную роспись и число вручения. После чего один экземпляр остаётся у нанимателя, а второй передаётся собственнику книжки;
- передача посредством курьерской службы, с официальным оформлением всей необходимой документации, которая потребуется при осуществление данного способа вручения бумаги;
- отправка заказным письмом через почту. Данный способ является самым удобным, который облегчит жизнь, не только уволившимся сотрудникам, но и специалистам кадров. Для того чтобы это осуществить на законных требованиях, необходимо проделать несколько важных действий. Например, получить согласие от бывшего работника на пересылку уведомления посредством почтового отправления и только после этого разрешено отправить этот документ письмом с уведомлением о его вручении.
Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию.
В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными. В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.
Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, что означает обязательное соблюдение всех предписанных инструкций, правил, нормативных актов. Учет трудовых книжек ведется в книге учета движения, ответственным лицом является работник отдела кадров.
В ней регистрируются формуляры работающих сотрудников, номера и серии, выданных дубликатов и новых бланков. На каждого работника заводится личная карточка, в которую вносятся все сведения, включая трудовые.