Адаптация персонала: как помочь сотруднику влиться в коллектив

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Адаптация персонала: как помочь сотруднику влиться в коллектив». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В своем взаимном приспособлении к профессиональной среде работник проходит 4 последовательные стадии. Помощь на любом этапе значительно сократит время адаптации и облегчит ее, снизив издержки организации.

Цели трудовой адаптации

Если в вашей организации поставили себе задачу воплотить в жизнь грамотную программу по адаптации персонала, нужно для начала четко уяснить себе ее цели. В их качестве, как правило, выступают:

• снижение потерь эффективности «на старте» (пока сотрудник плохо подготовлен к выполнению своих обязанностей, качество его работы значительно меньше, на него нужно дополнительно тратить время и иногда финансы);
• уменьшение тревожности и психологического дискомфорта (это не только помогает уменьшить «текучку кадров», но и значительно влияют на качество работы);
• экономия временных ресурсов (если в организации действует отлаженная программа адаптации, руководителю и коллегам не придется тратить времени на неупорядоченные объяснения с новым сотрудником);
• развитие хорошего отношения к новому месту работы (когда персонал ощущает заботу, он и трудится эффективнее).

Зачем помогать сотрудникам в адаптации

Адаптация — это естественный механизм человеческой психики, который происходит самостоятельно. Однако с грамотной помощью извне процесс проходит быстрее и менее болезненно.

Если у новичка есть грамотный наставник, снижается риск того, что специалист не выдержит непривычных условий и уволится сразу после окончания испытательного срока. Очередной уход не справившегося с обязанностями или растерявшегося нового сотрудника — это время, финансы и другие ресурсы компании, потраченные впустую.

Правильная адаптация в организации поможет повысить лояльность «свеженанятого» специалиста — он захочет расти карьерно и финансово и приносить максимум пользы.

Цели и задачи адаптации персонала в организации

Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.

Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.

Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:

• ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
• полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
• мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
• увеличение производительности труда;
• оздоровление психологического климата в коллективе.

Методы адаптации персонала

Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:

• наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
• посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
• беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
• специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
• экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
• запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
• прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).

Виды адаптации персонала

Адаптация бывает следующих видов:

• профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
• социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
• организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.

Основные проблемы новых сотрудников

Почувствовать себя комфортно на новом месте могут мешать объективные причины:

• Нехватка знаний о производственных процессах, источников для быстрого их изучения.
• Равнодушное отношение коллектива, холодное управление руководства.
• Недостаток практики, отсутствие доступа к быстрому её получению.
• Дезориентация на территории, растерянность при поиске нужного отдела или сотрудника.

Не у всех организаций есть оформленный адаптационный план.

Поэтому при трудоустройстве стоит спросить:

• будет ли за новичком закреплён наставник;
• понятно ли организован первый день на новом рабочем месте;
• насколько чётко сформулированы задачи на время испытательного срока.

Новая обстановка — это выход из зоны комфорта. Новичок испытывает неуверенность и страх, даже если программа перемен позитивная. Многие увольняются, не проработав и года, из-за некомфортной психологической обстановки, субъективных личностных переживаний, на которые в компании не обратили внимание.

Контроль за адаптацией

Адаптация — процесс необходимый. В период привыкания работник должен находиться под постоянным контролем со стороны должностных лиц, в чьи обязанности входит участие в данном процессе.

Это значит, что должны применяться этапы адаптации персонала, каждый из которых заканчивается промежуточной оценкой. То есть работник будет действовать по определенной программе, рассчитанной на определенный срок.

Каждый этап оформляется документами: письменными заданиями, отчетами о выполнении, оценкой наставника. Такая технология поможет в случае, если вы придете к выводу, что работник не прошел испытание, и решите уволить его по данному основанию.

Кроме того, программа исследования системы адаптации персонала будет основана на данных, отраженных в этих документах. С помощью аналитики вы увидите, насколько успешно функционирует ваша система, в чем и как ее можно скорректировать.

Помните, что существуют различные категории работников, нуждающихся в вовлечении и встраивании в имеющуюся структуру компании:

• выпускники учебных заведений, впервые поступающие на работу;
• работники, уже имеющие профессиональный опыт, поступающие в вашу организацию;
• работники вашей организации, переведенные на другую должность;
• женщины, вышедшие из отпуска по уходу за ребенком;
• работники-инвалиды;
• работники, прошедшие обучение на курсах повышения квалификации, и др.

Управление процессом адаптации персонала

Чтобы управлять адаптацией сотрудников, для начала стоит проработать три организационных элемента: закрепить функцию управления адаптацией новичков в структуре предприятия, продумать этапы управления ею и позаботиться об информационной поддержке данного вопроса.

Чтобы повышение адаптации персонала было успешным, компания может использовать следующие способы:

1. Установить, какой структурный отдел будет управлять адаптацией работников. Решает этот вопрос, как правило, отдел по обучению персонала.

2. Для каждого отдела, цеха или группы подразделений назначить специалистов, ответственных за адаптацию. То есть менеджер по персоналу станет куратором для определенных подразделений. Управлять адаптацией может как сотрудник отдела управления кадрами, так и представитель любого другого отдела, готовый к роли куратора.

3. Развить в компании кураторство, незаслуженно отодвинутое в последнее время на последний план. В фирмах за рубежом наставничество широко практикуется. Если сотрудника превращают в наставника, значит, ему доверяют, признают его опыт и профессиональные достижения, а также подталкивают к карьерному росту. При этом кураторов финансово поддерживают. Кто может выступать в качестве наставников? Опытные работники, начальники, молодые специалисты, пришедшие в компанию несколько лет назад и зарекомендовавшие себя как успешные специалисты. Интересно, что наставничество как форма деятельности появилось в Японии, а в последние годы его стали активно использовать европейские предприятия.

4. Установить взаимосвязь системы управления персоналом (в частности, отделом управления адаптацией) со службой организации управления. Во многих иностранных фирмах служба адаптации персонала является структурной частью системы контроллинга.

5. Отдел управления адаптацией и отдел организации управления общаются друг с другом главным образом на тему оптимальной организации труда, а также по поводу того, в какой форме и по каким принципам внедрять в работу новые инструменты и т. д.

Среди организационных решений по технологии адаптации персонала выделяют:

• организацию мероприятий, посвященных вопросам адаптации персонала (это, например, семинары, курсы и т. п.);

• индивидуальные беседы начальника или куратора с новичком;

• проведение краткосрочных курсов для руководителей, вступающих в должность наставника;

• организационно-подготовительную работу при внедрении новых решений в работе;

• спецкурсы подготовки кураторов;

• метод поэтапного усложнения задач для новичка. Параллельно нужно контролировать его деятельность, анализировать ошибки, допущенные при выполнении трудовых функций. Также можно предусмотреть дополнительное поощрение нового сотрудника за качественное решение задач;

• исполнение разовых общественных поручений, позволяющих установить контакт между новичком и другими работниками;

• исполнение разовых поручений по организации деятельности органа управления (производственного совещания, совета директоров и проч.);

• подготовку замены кадров при их ротации;

• специальные ролевые игры в коллективе отдела, направленные на сплочение персонала и развитие групповой динамики.

Необходимо также оценить организацию труда в компании, понять, мотивирует ли сотрудников принятая система к более продуктивной работе, легче ли адаптироваться персоналу. В рамках организации труда на предприятии:

1. формируют целевые проблемные группы, творческие бригады, определяется их состав, время, проблематика работы;

2. организуют венчуры;

3. определяют оптимальную степень свободы трудового распорядка, широко используют аккордный принцип работы;

4. грамотно дублируют задачи для подразделений, используют элементы конкурсности и соревновательности между отделами, проектами и т. д.;

5. оглашают как групповые, так и индивидуальные результаты;

6. привлекают персонал к управленческой деятельности (применяют метод группового принятия решений, коллективно участвуют в формировании стратегий, делегируют полномочия и ответственность и т. д.);

7. проводят совещания с определенной периодичностью и оптимальной длительности;

8. грамотно используют возникающие референтные группы;

9. вырабатывают решения, применяя творческий подход;

10. обеспечивают обратную связь с администрацией и коллегами по вопросам достигнутых целей в работе и адекватности их оценки.

Ответы на часто возникающие вопросы

Вопрос №1: Работаю психологом в крупной консалтинговой компании, в последнее время все чаще возникает необходимость в принятии на работу новых сотрудников, работодатель настаивает, чтобы все проходили испытательный срок и адаптацию, подскажите, какой из методов самый эффективный и как можно ускорить этот процесс?

Ответ: Процесс адаптации глубоко индивидуален, у одного человека коммуникативные качества развиты больше и он будет быстрее контактировать с коллективом, а другой привыкает дольше, может быть имеет некоторые комплексы при новом общении, соответственно более замкнут и дольше адаптируется, поэтому вам, как психологу, рекомендую лично заняться этим вопросом, первой пообщаться с будущими работниками и прояснить ситуацию личных взаимоотношений с людьми, возможно потребуется провести некоторые тесты и воспользоваться методикой психоанализа и исходя из этого вы поймете, кого можно адаптировать быстрее, а кому наоборот дать больше возможности влиться и не пропускать ни один из этапов, лучше не спешить и дать людям время освоиться, ведь от положительного настроя на рабочем месте зависит насколько продуктивным будет рабочий день.

Как оценить программу адаптации

Программу адаптации нужно оценивать по нескольким показателям:

• процент уволенных сотрудников в течение испытательного срока;
• eNPS новичков на испытательном сроке новичков;
• eNPS руководителей как участников системы адаптации;
• ускорение срока выхода на выполнение плана. Например, можно отслеживать долю продавцов, которые выполнили не менее 50% плана на второй месяц работы;
• повышение эффективности среди сотрудников на испытательном сроке. Например, для продавцов можно отслеживать размер среднего чека или средний объем продаж на одного сотрудника;
• доля ручных операций, которые удалось автоматизировать.

Основные методы проведения процесса адаптации персонала

Методы адаптации делятся на экономические и непроизводственные. Экономические методы адаптации подразумевают материальное стимулирование работника (увеличение заработной платы, авансы, премии и т.п.). Данные методы используются на всех предприятиях.

Существует множество непроизводственных методов адаптации, основные из которых описаны ниже.

1) Испытательный срок – один из основных периодов процесса адаптации нового работника на предприятии. Он необходим, если работа имеет специфические особенности, существует необходимость изучить нового работника и его скрытые качества или новый сотрудник не полностью соответствует требованиям данной должности. Испытательный срок должен соответствовать законодательству о труде и иметь достаточную продолжительность для овладения рабочими навыками.

В процессе его прохождения требуется постоянный контроль над выполнением работы, регулярная помощь и налаженная обратная связь с работником.

По окончанию данного периода работника извещают о его соответствии или несоответствии занимаемому рабочего месту. Согласно статье 70 Трудового кодекса РФ, этот период не может превышать трех месяцев, а для руководителей организацией, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и других обособленных структурных подразделений организации – не более шести месяцев.

2) Наставничество – процесс обучения нового работника более опытным сотрудником, который делится с ним своими знаниями, умениями и навыками, а также становится ответственным за продвижение и развитие наставляемого в течение некоторого времени.

Это очень популярный метод адаптации, существующий с древности. Его преимуществами являются низкий уровень трудозатрат со стороны организации и формирование более крепких связей в коллективе.

Роль наставника может выполнять как линейный работник с высоким уровнем квалификации, так и руководитель отдела. Часто многие молодые специалисты (особенно в сложных профессиях) неосознанно находят себе наставника, берут у него советы и следят за его работой.

Основными задачами наставничества являются помощь новичку в освоении и реализации его трудовых функций, формирование условий для развития творческого потенциала (учитывать идеи новичка и помогать реализовать их), а также помощь в освоении корпоративной культуры организации.

Наставник должен уметь оказывать мотивацию на развитие наставляемого и анализировать его сильные и слабые стороны, формулируя дальнейшие действия по их исправлению или развитию, иметь большой, признанный опыт в своей работе и личные навыки в построении взаимоотношений с новичками, знать интересы и способности своих сотрудников, а также доверять подчиненным в ожидании от них ответной реакции.

Благодаря данному методу процесс адаптации существенно облегчается и новый сотрудник быстро осваивает новые профессиональные знания, навыки и умения.

3) Баддинг (budding) – наиболее социальный метод адаптации, суть которого заключается в формировании приятельских отношений нового сотрудника с одним или несколькими коллегами.

Положительными сторонами данного метода являются улучшение взаимоотношений внутри коллектива, вследствие чего можно предотвратить расслоение кадров и привести их к работе на единую цель – цель организации.

Правда данный метод наиболее эффективен только в первые недели и месяца работы в новой компании.

4) Метод «корпоративный PR» — заранее разработанный справочник по кадровым отношениям, в котором описаны основные правила общения в коллективе. Благодаря предоставленному в справочнике образцу поведения, которому новый работник может следовать, значительно облегчается его процесс адаптации.

Также данный справочник может включать в себя приветствие руководителя, подробную информацию о компании, обо всех структурных подразделениях, основные моменты корпоративной кадровой политики и список служебных телефонов.

5) Инструктаж – донесение информации о требованиях в каждом отделе организации до нового сотрудника. Подходит для людей, которым проще соблюдать конкретный алгоритм для выполнения любых действий на рабочем месте. Данный метод очень часто используется в российских организациях.

Для избегания недопонимания необходимо предоставить тексты и описания в наиболее простой форме. Также может потребоваться помощь других работников для объяснения правил всех подразделений.

6) Тренинг – комплекс средств, направленных на преобразование знаний, процедур и мыслей работника в практические действия.

Как упростить адаптацию

Ускорить и упростить процесс адаптации помогают автоматизированные сервисы. Программы, которые собирают и обрабатывают данные опросов, дают информацию для анализа.

С их помощью удобно выявлять зоны роста нового сотрудника и определять, каких знаний и навыков ему может не хватать. Также эти программы позволяют выявлять колебания мотивации новичка и принимать меры, чтобы предотвратить увольнение ценного специалиста. Примеры сервисов: Yva, WikiWorks, PeopleForce, Motivity, Commito KPI, Beehive.

📌 Совет
Чат-бот, разработанный для целей адаптации, может отправлять приветственные рассылки, чек-листы для новичка и его руководителя, отвечать на типичные вопросы, напоминать о встречах, дедлайнах, отправлять опросы.

Если компания небольшая либо ее бюджет не позволяет приобрести такие программы, то разработанное положение об адаптации и наставничестве, план развития тоже помогут ускорить процесс внедрения.

Важно, чтобы все пункты этих документов контролировались, соблюдались, и каждый участник понимал свою роль в процессе и ответственность за адаптацию нового сотрудника. План может включать в себя обучающие мероприятия, тренинги, календарь встреч с руководителем, наставником, HR-специалистом, даты промежуточных тестирований и подведения итогов.

Частые ошибки при адаптации новых сотрудников

Ошибки, которые допускаются при адаптации, могут привести к тому, что новый сотрудник покинет компанию или его мотивация будет сильно снижена.

Часто ответственные за процесс люди совершают следующие ошибки:

1. Не познакомили с коллегами, с высшим руководством. Новый сотрудник может попасть в неловкое положение, не зная в лицо коллег, с которыми придется взаимодействовать. Многие топ-менеджеры требуют соблюдения негласных правил общения, поведения, и если новичок с ними не знаком, может возникнуть конфликт.

2. Не рассказали о традициях компании. Например, как принято отмечать дни рождения, какие есть неформальные активности. Не зная об этом, новичок может испытать неловкость. А коллеги — сформировать к нему негативное отношение, так как не знают, что новичок не был предупрежден о традициях и только по этой причине не участвует в них.

3. Не подготовили рабочее место, не показали офис. Новому сотруднику самому приходится беспокоить первых встретившихся ему коллег, чтобы спросить, где туалет; в каком кабинете искать системного администратора, который поможет настроить технику. На это уходит полдня. Ситуация усугубляется, если во второй половине дня руководитель строго требует с новичка отчет и объяснение, почему не были выполнены прямые рабочие обязанности.

4. Не рассказали о мотивационной схеме, системе обучения. В результате у нового сотрудника нет понимания, сможет ли он расти в компании, что ему нужно сделать, чтобы претендовать на премию. Хуже, если в компании практикуются штрафы и новичок о них узнает де-факто, после нарушения, которое он допустил только потому, что его не предупредили. Еще важно оговорить, в каких ситуациях возможен ненормированный рабочий день, например, тренинги проводятся в выходные. Такая информация не должна стать сюрпризом.

Сложности процесса адаптации

Основным врагом нового сотрудника в компании (особенно, без трудового опыта) являются сомнения и страхи, которые иногда не позволяют показать себя с лучшей стороны и становятся причиной скорого ухода с работы.

Среди «фобий» новых работников во время адаптации:

• Потерять полученное место в компании.
• Не справиться с обязанностями, нарушить сроки выполнения проектов.
• Не найти общего языка с коллегами, проблемы коммуникации.
• Обнаружить профессиональные недостатки или пробел в знаниях, необходимых для работы.
• Оказаться некомпетентным в глазах руководства и коллег.
• Не сработаться с новым руководителем.

Необходимость правильной адаптации неоспорима и по той причине, что большинство увольнений приходится на сотрудников, которые отработали в компании менее месяца. Кроме того, достаточно часто на предприятии несчастные случаи на производстве происходят именно в первое время работы нового специалиста.

Разберемся, какие этапы адаптации на новом рабочем месте проходит сотрудник:

1. Внешняя переориентация. На ней человеку трудно принять новые ценности и распорядки, он болезненно воспринимает то, к чему не привык, с чем не согласен. Однако при этом стремится скрыть эти негативные эмоции.
2. Постепенное взаимное признание работника коллективом и наоборот.
3. Восприятие ценностей команды без включения их в свою систему ценностей.
4. Постепенное принятие новых прав и обязанностей, корпоративной культуры, а также перестраивание своей личности, поведения под новые условия.
5. Гармоничное слияние личности с коллективом.

Виды адаптации на рабочем месте

Весь процесс адаптации разделяется на четыре группы:

• психофизиологический;
• профессиональный (ознакомление с профессией);
• социально-психологический (знакомство с коллективом);
• организационный (ознакомление с самой компанией).

Более детальный их разбор:

1. Организационная адаптация. Успешная деятельность на новом рабочем месте возможна лишь тогда, когда человек досконально знает все о своей компании: историю, задачи, цели, перспективы развития, ее достижения и неприятные моменты истории. Важно иметь представление о ее структуре, управленцах, ответы на жизненные вопросы: «Где находится отдел кадров, столовая, служебная парковка?», «Где получить табуляграмму?», «К кому обратиться с вопросами по трудовой деятельности?» и т. д. Обязанность работодателя — донести до новичка всю эту информацию в сжатом и структурированном виде, а последнего — постараться это в короткий срок «переварить».
2. Социально-психологическая адаптация персонала на рабочем месте. Плотное знакомство с коллективом, нормами корпоративной культуры, установление межличностной и деловой коммуникации, вливание в неформальные группы. Новичок не только знакомится с новыми нормами поведения, он должен уже начать следовать им, в то время как коллектив относится к нему настороженно, оценивает его, составляет мнение. Поэтому для большинства эта адаптация является самой трудной.
3. Профессиональная адаптация на рабочем месте. Восполнение пробелов в знаниях, переобучение, знакомство с новыми стандартами работы, ее спецификой. Для облегчения этого вида привыкания во многих организациях практикуются ротации, наставничество, инструктажи, «ученический» период.
4. Психофизическая адаптация сотрудников на рабочем месте. Это перестраивание своего организма, привычек к новому режиму труда и отдыха — сменный рабочий график, командировки, ненормированный рабочий день, «домашний офис». Сюда же относится приспосабливание к новому рабочему месту, комнатам отдыха и гигиены, к непривычному маршруту на работу.

Похожие записи:

• Налоговый вычет при покупке доли в квартире, доме
• Как отмазаться от гайцов за тонирвку и прочее
• Пособие на ребёнка до 3-х лет в Московской области в 2022 году