Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «10 непростительных ошибок руководителя — подробный разбор с примерами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На практике, причины обжалования действий (бездействия) сотрудников управляющей компании, могут быть совершенно разноплановыми. Но в основе их всегда лежит нарушение управляющей организацией, ответственной за оказание коммунальных услуг, своих договорных обязательств или нормативных требований.
Закрепить внутренними документами обязанность всех сотрудников записывать устные жалобы жителей
Жалоба, поступившая по телефону, – устная. Такое обращение, в отличие от письменного, потерять проще, если это не звонок в АДС. Конечно, если жалоба требует немедленной реакции, то принявший звонок сотрудник должен переадресовать его на аварийно-диспетчерскую службу.
Но бывают и другие, несрочные и неаварийные звонки, и клиенты не всегда звонят с ними в АДС. Например, житель дома набрал номер отдела расчётов и пожаловался на неправильные суммы в квитанции. Или просит разобраться в ситуации, когда дворник хамит жителям МКД. Это жалоба, и никто не может обязать клиента изложить её на бумаге, однако, УО должна на неё отреагировать.
Если устная жалоба никак не записывается в компании, руководитель УО не узнает о том, что она существовала. А это может привести к проверке и штрафам. Поэтому контроль за телефонными жалобами со стороны руководителя управляющей организации начинается с этапа поступления звонка.
Берите на себя ответственность
Руководитель должен отвечать за свои решения. Это важно для каждого этажа управления. Анастасия Татулова рассказывает:
— Когда компания стала расширяться, мы запретили слова «администрация» и «руководство». Потому что, если оно есть, можно сказать: «Администрация приняла решение уволить тебя». Это слово, за которым нет личности, за которым скрывается неведомая сила, на которую можно свалить все. Все то, что ты хочешь сказать своему сотруднику, не желая при этом брать на себя личную ответственность.
Есть широко известная формула руководителя среднего звена, которая звучит так: «Они приняли решение, я вам сейчас его донесу, я с ним вообще-то не согласен, но защитить вас не смог».
Когда человек говорит такого рода вещи — это все, это провал. Потому что, если ты считаешь «решение компании» неправильным, у тебя есть право уволиться, уйти. Но если ты остаешься, то ты часть компании, это решение становится твоим тоже. Ты идешь и говоришь: «Мы так решили. Я так решил».
Не скупитесь на похвалы
Многие руководители в нашей стране не любят хвалить подчиненных.
«Зачем мне хвалить людей за одни и те же вещи? Один раз похвалил, и достаточно. Второй раз за ТО ЖЕ САМОЕ хвалить не стану».
«Они по-хорошему не понимают. Когда их хвалишь, они садятся на задницу и перестают работать. Поэтому их надо чаще лупить, чтобы задницы-то свои от стулов отрывали».
«Я не буду хвалить за промежуточные вещи. Меня интересует только конечный результат. Вот когда закончится период, тогда и похвалю».
Это реальные мнения некоторых управленцев. Максим Батырев уверен, что эти утверждения ошибочны:
— Человек, выполнивший поставленную вами задачу или даже простую просьбу, должен получить похвалу, должен испытать чувство гордости за себя и за свои действия. Почувствовать себя героем.
Похвала — это выстраивание системы координат.
Сотрудник будет сосредоточиваться на том, за что его хвалят, хотите вы этого или нет. Главное — ХВАЛИТЬ ЛЮДЕЙ ТОЛЬКО ЗА ТО, ЧТО ТЫ САМ СЧИТАЕШЬ ПРАВИЛЬНЫМ (нужным, важным и т. п.). До каких пор это делать? Пока сами сотрудники не научатся себя хвалить за те вещи, которые вы считаете правильными.
А когда человека все время бьют, загоняют в рамки, применяют силу и власть, он просто научится защищаться и, скорее всего, покинет вас при первом удобном случае. Так и будет, если не хвалить.
Обучайте и направляйте сотрудников, но не занимайтесь перевоспитанием
Можно ли, скажем, воспитать начальника производства? И да, и нет. В молодых коллективах люди растут, меняются, расцветают или разочаровываются, находят свое место или, напротив того, видят, что эта сфера деятельности им не по душе. Анастасия Татулова рассказывает:
— У нас много хороших случаев, когда человек на определенной позиции просто не мог себя проявить, не подходил, а потом мы находили то, от чего его реально прет и таращит. Он на новом месте горы сворачивает. Это самая классная штука. Надо просто, чтобы человек хотел искать. И чтобы компания была готова этим заниматься, потому что процесс сложный.
Но тут нужно различать: помочь человеку найти себя и начать работать более смело, раскованно, мощно — можно; изменить самого человека — нельзя.
Нельзя изменить что-то главное — характер и обусловленный характером взгляд на вещи.
Так что в своем коллективе воспитать начальника производства вполне возможно, а воспитать конкретного человека — никак.
Если вы понимаете, что вам с тем или иным работником не по пути, расставайтесь с ним сразу, как решили. Не тяните, не ждите, не надейтесь, что он внезапно исправится. Лучше быть одному, чем с кем попало.
Смертельная ошибка № 3 — нарушение субординации
Простое человеческое желание быть ближе к коллективу может принести серьезные неприятности. Подчиненные должны четко чувствовать дистанцию. Иначе сядут на шею. Человеческая натура такова, что как только работники почувствуют вас “своим”, они почему-то станут считать, что им позволено нарушать дисциплину, не особо усердствовать на работе и им за это ничего не будет.
Если вы стали руководителем нового коллектива, это проще. Нет эмоциональных связей с сотрудниками — стройте отношения с чистого листа так, как считаете нужным. Если вас повысили — поставили руководить теми, с кем вы еще вчера ходили на обеденный ланч — будет намного сложнее. Придется перестраивать отношения. Однако это неизбежно, если вы хотите эффективно руководить.
Итак, во-первых, нужно стараться предотвращать жалобы и конфликтные ситуации, во-вторых, нужно быть готовым к жалобам. Вот и все. Исходя из этих двух принципов и нужно строить свою работу и работу персонала
Подготовлен значит вооружен
Давайте будем откровенны: большинство клиентов жалуется не потому, что они просто склочные люди. Большинство клиентов жалуется по делу. Если клиенты жалуются, значит, на то есть причины. Например, в компанию невозможно дозвониться, в магазине продавцы не знают свой ассортимент и не могут ответить ни на один вопрос, заказы доставляют с опозданием, персонал хамит и демонстрирует безразличие. Естественно, клиенты недовольны. Хорошо, если они жалуются. Плохо, если они молчат и уходят к конкурентам, параллельно рассказывая всем и вся (а с соцсетями это занимает секунды) о том, что покупать у вас не стоит.
Жалоба — это помощь, это шанс, который вам дает клиент, но, воспринимая жалобу как возможность, делайте все для того, чтобы не допускать жалоб. Помните: сервис — это не то, что думаете вы, сервис — это то, что думает ваш клиент. Постоянно думайте о клиентском опыте (customer experience) и постоянно повышайте его с точки зрения клиента. Предлагайте качественные продукты и услуги, делайте ваши процессы клиентоориентированными, упрощайте для клиента процесс взаимодействия с вами, не останавливайтесь на достигнутом, даже если вы уже опережаете конкурентов, — делайте еще больше. Старайтесь предотвратить возникновение жалоб. Представьте, что вы обрабатываете поверхность, чтобы снизить трение. Трение — это проблемы и жалобы.
Однако помните о том, что проблемы возникают даже у лидеров: полностью устранить трение невозможно. Как самый лучший вратарь может допустить гол, так и самые лучшие и клиентоориентированные компании получают жалобы от покупателей. Это бывает, и тут все зависит от того, как на жалобы реагировать. Лидеры умеют работать с жалобами и превращать их в возможности сохранить клиента и даже сделать его лояльным.
Существует хорошая методика LAST (СИРП). Она состоит из четырех шагов:
Listen — Слушайте. Прежде всего, дайте клиенту высказаться. Таким образом вы решаете сразу две важные задачи. Во-первых, вы даете клиенту выпустить пар. Во-вторых, вы получаете информацию о том, в чем же проблема. Иногда клиент говорит на эмоциях, поэтому суть его жалобы не всегда понятна. Задавайте вопросы, причем обязательно проговаривайте услышанное. Например: “Если я правильно понял, Вам доставили не тот заказ”. Этот прием помогает уточнить информацию, показать, что вы заинтересованы в его проблеме, и заодно вовлечь клиента в решение.
Apologize — Извинитесь. Не важно, по чьей вине возникла проблема, но для клиента вы — представитель компании, поэтому извинитесь. Иногда простого “Извините” достаточно, чтобы снять напряжение. Помните, что вы приносите извинения от лица компании, — это поможет вам не воспринимать обвинения лично. Чаще всего клиент не имеет ничего против конкретно вас — он зол на сложившуюся ситуацию и компанию. Бывает, что ошибку совершил сам клиент — например, перепутал даты или заказал не тот товар. Ни в коем случае не общайтесь по принципу “Сам дурак”. Не пытайтесь поставить клиента на место. Ваша задача не искать правых и виноватых, а разрешить проблему. Сосредоточьтесь на поиске решения.
Solve — Разрешите проблему. Ядро работы с жалобой. Проблема должна быть разрешена. Вовлекайте клиента в процесс — он почувствует себя важным. Предложите варианты, из которых клиент сможет сам выбрать.
Забудьте про слова “нет” и “нельзя”: вместо того, чтобы говорить, чего вы не можете, объясните клиенту, что вы можете сделать. Еще одна запретная фраза — “Я не знаю”. Даже если вы действительно не знаете, не говорите так. Вместо этого скажите: “Давайте посмотрим, что можно сделать”. Если вам нужно обратиться к коллеге или менеджеру за помощью, уведомите об этом клиента. Уточните, сколько времени это займет. Постарайтесь сделать это как можно быстрее. Будьте конкретны: вместо “Я Вам перезвоню” скажите “Я перезвоню Вам до конца дня”.
Что же делать руководителю?
Все вышеописанные проблемы — от неграмотного руководства сотрудниками. Повторю: «трудный» подчиненный — следствие недоработки руководителя, его низкого профессионализма в области руководства.
Людьми важно управлять технологично. Что это значит? По четким технологиям, дающим если не гарантированный результат (100% гарантию в этом мире могут дать только мошенники), то максимально приближенный к нему.
Буквально вчера вечером я был на встрече с новым клиентом — учредителем и управляющим небольшой дистрибуторской компании. И в нашей беседе я проговорил всю систему: как эффективно управлять сотрудниками. Расскажу и вам.
Для начала вопрос: кто должен управлять сотрудниками? Например, во вчерашней компании на 25 штатных работников, было двое, частично выполняющих функции менеджера по персоналу: подбор, обучение и пр.
Коллеги, это нонсенс! Подчиненными сотрудниками должен управлять их непосредственный руководитель: определять, какие сотрудники ему нужны, подбирать их, обучать, мотивировать и пр. Если он неспособен это делать, то он НЕ руководитель! И ему надо или вернуться обратно в специалисты, или выработать у себя хотя бы базовые управленческие навыки. По определению, руководитель — это то, кто выполняет работу мозгами и руками подчиненных ему сотрудников. И значительную часть рабочего времени он должен заниматься своей командой, организуя и контролируя работу сотрудников, помогая им эффективно выполнять поставленные задачи.
А что же менеджер по персоналу? Он нужен в компаниях численностью от 40-50 человек, и его роль — внутренний консультант, который помогает другим руководителям компании решать задачи, связанные с персоналом. Если же он целыми днями занимается подбором и пр., то, во-первых, сам подбор выполняется крайне не-технологично (впустую тратятся ресурсы компании), а, во-вторых, он подбирает не тех сотрудников, которые на самом деле нужны бизнесу. Ибо только непосредственный руководитель точно знает, кто ему нужен.
Практическое задание. Какой процент рабочего времени вы тратите на работу с подчиненными вам сотрудниками?
Опишите ТЕХНОЛОГИИ работы с персоналом, которые вы реально используете в своей повседневной работе руководителя. Надеюсь, что это не только «Мать-мать-мать…» 😉
Ценность обратной связи
Потребность в обратной связи естественна для любого человека, будь то топ-менеджер или рядовой сотрудник. Делаю ли то, что нужно компании? Правильно или не очень? Признают ли мои усилия? Отсутствие обратной связи, равно как и грубое нарушение правил её подачи, лишает человека ориентиров в организации и снижает его желание работать. Для руководителя обратная связь это инструмент, который позволяет:
- выразить признание сотруднику и поддержать его высокую мотивацию;
- понять причины нежелательного поведения сотрудника;
- скорректировать поведение сотрудника, отклоняющееся от стандартов;
- нацелить сотрудника на развитие в конкретном направлении.
Ответ на жалобу: допустимые сроки
Такие обращения обязательно должны быть зарегистрированы, и тому есть свои причины. Прежде всего, это подтвердит, что адресат получил жалобу. Значит, возникает обязанность отреагировать на предоставленные документы. Кроме того, именно момент регистрации становится отправной точкой для отсчета срока, установленного законодательством для ответа.
Обычно сроки находятся в пределах 10-30 дней.
Перед подачей жалобы надо окончательно убедиться в том, что права действительно были нарушены. Если сомнений в возникшей ситуации не возникает – тогда можно смело подписывать документ и направлять его соответствующей инстанции.
Это правильный шаг для всех, кто стремится защитить свои права и интересы. Никто не должен их нарушать. Остаётся только дождаться момента, пока процедура рассмотрения закончится.
Идеальный руководитель: какой он
Отношения между подчиненными и руководством формируются постепенно. Если в сложившийся коллектив приходит новый менеджер, начинается этап знакомства, оценки. Только заступив на должность, нужно заложить фундамент уважения к себе. Это сложно, но без соблюдения субординации «руководитель — подчиненный» отношения не будут продуктивными.
Для этого менеджеру требуются лидерские качества. Такие черты характера, которые позволяют воздействовать на людей, не прибегая к использованию должностной власти и давления на личность.
Лидерских качеств много:
- стратегическое мышление;
- твердость, сила воли;
- честность по отношению к своим подчиненным;
- справедливость;
- амбициозность;
- энергичность, физическая выносливость;
- требовательность;
- умение подать себя как лидера;
- умение мотивировать;
- умение находить общий язык с людьми.
В том, как правильно общаться с подчиненными, много своих секретов. Руководители, занимающие высокие должности в течение нескольких лет, вырабатывают собственные стратегии, повышающие авторитет менеджера. И это главная черта грамотного начальника, заслуживающего уважения.
Существует несколько стилей управления персоналом. В разных странах они различаются, а также есть специфические методы, характерные для конкретного сообщества, культуры.
Руководитель может самостоятельно внедрить любой стиль управления или ориентироваться на принятые в организации нормы. Изменения нужны только при условии, что прежнее руководство с поставленными задачами не справлялось, персонал показывал низкую производительность труда.
Корпоративный коучинг как современный подход к управлению персоналом
Если вы ищете способ, как выстроить отношения с подчиненными, чтобы коллектив был сплоченным, стремился сделать свою работу качественно, то внедряйте корпоративный коучинг в своей системе управления.
Этот метод имеет несколько отличительных особенностей:
- руководитель становится учителем, наставником и начальником в одном лице;
- в коллективе формируется особое, дружелюбное отношение, с соблюдением субординации;
- коуч не только руководит, но и обучает, мотивирует;
- одной из задач руководства становится повышение самооценки работников.
При этом устанавливаются особые взаимоотношения руководителя с подчиненными. Коуч — это наставник и хороший психолог. Он умеет находить подход к каждому, помогая персоналу преодолевать трудности, связанные с работой и местом в коллективе.
Если в компании практикуется этот стиль руководства, то обязательным требованием при найме управленца становится наличие образования психолога или пройденные курсы.
Среди недостатков корпоративного коучинга выделяется только сложность его реализации. И дело даже не столько в способности руководителя быть на уровне с персоналом, сохранив при этом статус лидера, сколько в нежелании воспринимать психологическую помощь. Многие люди настолько закрыты, что к ним тяжело найти подход.
Рано или поздно бухгалтер принимает решение положить конец постоянным издевательствам со стороны своего начальника. Но как себя здесь повести? Работу менять ведь не хочется невзирая на все сложности и, в то же время, так существовать нет никакого смысла. Для начала вам необходимо определиться с тем, что именно Вы хотите решить: только лишь избавиться от издевок, или же отплатить той же монетой своему обидчику? В последнее время в моду вошли записи на диктофон, функция которого есть в каждом смартфоне. Сообщите, например, вашему руководителю, что отныне все разговоры с ним Вы будете записывать, дабы ничего не потерять из виду. Есть немало «живых» примеров, когда директора впадали в бешенство от такой «наглости», но затем быстро стихали, зная при этом, какие это может возыметь для них последствия после беседы с прокуратурой, например. Еще уж больно вспыльчивого директора можно приструнить более высоким руководством, если такое имеет место быть. Скажем, начальник на Вас снова начал кричать, спросите его: «Павел Егорович, а Вы не хотели бы обсудить все то же самое и в таком же тоне с Михаилом Александровичем (генеральным директором, например)»? Даже если эти оба начальника находятся в дружеских отношениях друг с другом, вашему обидчику все равно не поздоровится, т.к. его едва ли поддержит «вышестоящие».
Настоятельная просьба
Дорогие коллеги! Обидеть и оскорбить может любой человек, но только в том случае, если ему это позволить. Парировать статьями из ТК РФ, УК и КоАП РФ можно и нужно, да только в том случае, если Ваш тон звучит уверенно и твердо. Единственная проблема здесь заключается в том, что, возможно, этого делать всего не нужно. Может, все-таки поискать себе новую работу? Ведь обязательно там найдутся адекватные и порядочные люди, с кем подобных проблем возникнуть не должно. В любом случае не давайте себя в обиду, цените себя как человека и как сотрудника. Любые издевки со стороны начальства могут обернуться для них уголовным или административным наказанием. Знайте, что законодательство здесь исключительно на Вашей стороне.
Искренне желаем вам удачи и здоровой атмосферы в ваших коллективах!
Для того чтобы понять, какую выбрать позицию в борьбе с начальником, необходимо определить, к какому он относится типу. Существуют следующие типы начальников:
- Контролер. Сложный человек, который контролирует каждый ваш шаг, знает все события офиса и нередко ставит себя в пример. Похвалы добиться от такого начальника выходит редко.
- Таймер. Тип начальника, у которого время на первом месте, несмотря на пробелы в качестве. С таким человеком необходимо забыть об опозданиях, обеденных перерывах и задержек отчетов, иначе вы рискуете вызвать у него истерику. В случае прогула запомнит это надолго.
- Диктатор. Прислушивается только к себе, требует работу по инструкциям и считает, что имеет право наказывать инициативу. С таким начальником не стоит выделяться из «серой массы» персонала. Оскорбляет легко и непринужденно.
- Попуститель. Тянется к работникам, которые находятся на высоких должностях. Имеет привычку отсутствовать на рабочем месте. Не является лидером и советуется с работниками.
- Психолог. Выше ставит личные качества работников. Помогает в сложных вопросах и идет на диалог.
- Начальник-отец. Грамотный начальник, который отдает отчет своему поведению и всегда может дать объяснения. Быстро отходит и способен принести извинения.
- Начальник-самодур. Это человек, который наполнен наглостью. Ему всегда мало власти. Регулярно пытается самоутвердиться за счет своих сотрудников, унижая их, пользуясь своим рабочим положением. Кричит без повода и придирается ко всяким мелочам.
Постоянные ссоры негативным образом сказываются на работе всего персонала: согласитесь, не очень приятно работать, когда все вокруг застыли в ожидании очередного скандала. Как действовать:
- Первое, что необходимо сделать — отгородить себя от проблем, насколько это возможно. Решайте проблемы постепенно: когда босс начнет ругаться с вами, тогда и включайтесь в дело.
- Не забывайте, какие обязанности прописаны в вашем соглашении. Постарайтесь делать то, что нужно, и тогда ваша совесть будет чиста. Не усложняйте себе жизнь в надежде угодить директору. Если шеф вечно критикует вас без причины, он не остановится.
- Не реагируйте очень эмоционально: это радует начальника и некоторых сотрудников тоже. Воспринимайте придирки, как неприятную муху — да, мешает, но вовсе не рушит планы.
Если босс вызывает вас в кабинет для личного разговора, ведите себя уверенно и спокойно. Не орите, не устраивайте скандал.
Говорите, как обычно и всегда пользуйтесь аргументами, если спорите с начальником. Никогда не делайте это прилюдно.
ВНИМАНИЕ! Бывают случаи, когда агрессивность на самом деле помогает. Достаточно один раз нормально объяснить директору, что вы не желаете терпеть его произвол, и отношение меняется на глазах. Главное, не перебарщивайте — вы же не желаете заполучить репутацию скандалиста.
Сотрудник может самостоятельно или с помощью адвоката защищать права любыми законными методами, в том числе:
- обратиться с заявлением в ТИ;
- обратиться с иском в судебную инстанцию.
Обращение в подобные органы оправдано, если не учитываются интересы работника или происходит дискриминация по какому-либо признаку.