Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Ошибки в разделе «Сведения о работе»
Здесь ошибки могут быть самые разные — от неправильного написания должности, на которую принят работник, до неверного указания оснований для расторжения трудового договора. Исправить ошибки в дате, в номере приказа, в номере записи и другие может как тот, кто их допустил, так и новый работодатель, если у него есть на это основания (копия приказа, письмо от предыдущего работодателя).
Как исправить:
-
Сделать новую запись с указанием того, какая запись неверна. Например, «Запись за номером 2 недействительна».
-
Следующим предложением написать верный вариант.
-
В 4 разделе трудовой книжки написать реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения или производится отмена записи (например, номер приказа и дату его составления).
Порядок исправления записи об увольнении в трудовой книжке
Исправление записи об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:
-
в графе 1 ставится следующий по порядку номер записи (последовательность нумерации не должна нарушаться);
-
в графе 2 фиксируется дата внесения изменений;
-
в графу 3 вначале вписывается, что запись под определенным номером является недействительной, после чего следует правильный, скорректированный текст;
-
в графе 4 указывается основание для изменения записи (обычно здесь пишут реквизиты первоначального или вновь изданного приказа, внесшего изменения, либо – судебного решения).
Можно ли изменить неверные данные?
Порой при уходе работника с занимаемой должности сотрудники отдела кадров, вносящие соответствующую запись в его книжку, могут совершить ошибку, указав неверную дату увольнения.
В данном случае действующее законодательство не запрещает исправлять допущенную неточность. Более того, ошибочные сведения запрещается оставлять без исправления. Они обязательно должны быть скорректированы. Однако важно знать, как это правильно сделать.
Чтобы исправить дату увольнения в книжке можно, следует руководствоваться правилами, прописанными в постановлении Правительства РФ 16.04.2003 года № 225.
Так, к основным условиям, которые должны быть учтены при внесении исправлений в трудовую книжку, включая изменение неправильной даты расторжения трудового договора, относятся следующие (раздел III упомянутого выше постановления):
- при внесении корректировки ни в коем случае не должно производиться зачеркивание неверных сведений;
- изменения должны вноситься по предыдущему месту работы или же у нового работодателя (при наличии официального подтверждения от предыдущего);
- все исправления должны вноситься от руки с использованием черной, фиолетовой или темно-синей пасты;
- неверная информация должна быть исправлена даже в том случае, если трудовая книжка уже закончилась.
Ответственность за нарушение правил
В соответствии с п. 45 правил, организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей возлагается на работодателя и уполномоченное им лицо. За нарушения наступает ответственность в соответствии с ч. 1,2 ст. 5.27 КоАП РФ.
| Ответственный | Первое нарушение | Повторное нарушение |
|---|---|---|
| Должностное лицо |
Предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей |
Штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет |
| ИП |
Штраф от 1000 до 5000 рублей |
Штраф от 10 000 до 20 000 рублей |
| Юридическое лицо | Штраф от 30 000 до 50 000 рублей | Штраф от 50 000 до 70 000 рублей |
Можно ли делать исправления в трудовой книжке?
Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.
Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.
Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.
Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.
Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.
Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.
Вносимые исправления должны быть записаны шариковой ручкой. Можно воспользоваться также гелевой либо перьевой. Паста в ручке должна обладать водостойкостью и светостойкостью. Разрешены фиолетовый, тёмно-синий, чёрный цвета. Не допускаются никакие сокращения.
А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.
Если сбилась нумерация
Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации.
Однако это не означает, что такой огрех не имеет большого значения. Он тоже является ошибкой и исправлять его зачёркиванием нельзя.
Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».
Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».
Неверные реквизиты документа
Одной из важных граф считается та, где указываются реквизиты документов, являющихся основанием для приема на работу, увольнения и иных действий, связанных с трудовой деятельностью.
В основных случаях все сведения вносятся на основании того или иного приказа. Порядок внесения сведений о документе один и он остается неизменным: название документа, дата, номер документа. Большой ошибкой является изменение установленного порядка.
Если нужно изменить запись в сведениях о работе из-за допущенной ошибки в информации о приказе, то вся запись дублируется, а последняя графа прописывается уже без ошибки.
В случае когда ошибка допускается в самом приказе, то в последней графе следует записать реквизиты документа, который отменяет предыдущий приказ.
Ниже представлен образец ошибочной записи в трудовой книжке в графе документа-основания.
Как исправить (признать недействительной) запись об увольнении в трудовой книжке работника
Если вы внесли в трудовую книжку ошибочную формулировку записи об увольнении, учтите следующее. Такую неверную запись нельзя зачеркивать. Ее нужно признать недействительной, указав это в трудовой книжке.
Затем вносите корректную запись об увольнении, кроме случаев отмены увольнения (восстановления работника) или если внесли такую запись по ошибке. Такие выводы следуют из п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 1 — 3 п. 1.
2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Если это последняя запись в трудовой книжке, оформленная при увольнении работника (например, вы не отменяете увольнение), то все внесенные вами в трудовую книжку работника записи заверяются как обычно.
Совет
То есть подписью руководителя вашей организации (иного уполномоченного лица), печатью (при ее наличии) и подписью самого работника (кроме случая, когда работник, например, отказывается получить трудовую книжку) (абз. 1 п. 35, п.
36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Разъяснение, утвержденное Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).
Далее рассмотрим подробнее, как правильно внести исправление в трудовую книжку и нужно ли в нее вносить исправления за другого работодателя.
Как внести в трудовую книжку запись о признании недействительной записи об увольнении работника
Для признания недействительной записи об увольнении работника в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» внесите исправление в следующем порядке (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 1 — 3 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):
- в графе 1 поставьте следующий по порядку номер записи;
- в графе 2 укажите текущую дату — то есть дату, когда вы исправляете неверную запись в трудовой книжке;
- в графе 3 укажите, что запись под номером таким-то (номер ошибочной записи) недействительна.
Продолжение записи зависит от того, нужно или нет указывать правильную запись об увольнении.
Если нужно (например, вы неправильно указали основание увольнения, реквизиты приказа об увольнении), то после текста о признании записи недействительной внесите правильную запись об увольнении.
Об особенностях оформления записи при отмене увольнения (то есть когда не нужно вносить корректировочную запись об увольнении) расскажем ниже;
- в графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносите исправление. Это может быть, например, прежний приказ об увольнении, если кадровик допустил ошибку в заполнении трудовой книжки, а в приказе информация отражена верно, или новый приказ об увольнении, если перенесли увольнение на другую дату.
Какую запись внести в трудовую книжку при признании записи об увольнении недействительной из-за отмены увольнения
Правила такие же, как мы описали выше, в частности, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки укажите, что запись недействительна. Если причина ее внесения связана с восстановлением работника, дополнительно укажите «восстановлен на прежней работе» (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 1 — 3 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Пример формулировки записи
Запись за номером 12 недействительна, восстановлен на прежней работе.
Нужно ли исправить в трудовой книжке ошибку, допущенную при увольнении иным работодателем
Да, нужно, но сделать вы это можете только на основании официального документа от работодателя, допустившего ошибку, либо, например, на основании решения суда. Попросите работника представить такой документ либо сделайте запрос соответствующему работодателю. Это следует из п. п. 27 — 29 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Перечень документов бывшего работодателя работника, на основании которых вы должны внести исправления в трудовую книжку, нормативно не определен. Полагаем, это может быть, в частности, справка или заверенная этим работодателем копия приказа об увольнении.
Для исправления в трудовой книжке записи о дате увольнения работника руководствуйтесь такими же правилами, как мы описали выше. В частности, учтите, что нельзя зачеркивать неверную дату и вписывать новую.
Вам нужно признать недействительной целиком запись об увольнении с ошибкой в дате, после чего внести верную запись, а именно в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» внесите исправление в следующем порядке (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз.
1 — 3 п. 1.2, абз. 1 п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек):
- в графе 1 поставьте следующий по порядку номер;
- в графе 2 укажите текущую дату, когда вы исправляете неверную запись в трудовой книжке;
- в графе 3 укажите, что запись под номером таким-то (номер записи с ошибкой в дате увольнения) недействительна. После повторите запись об основании (причине) увольнения и укажите правильную дату увольнения в том случае, если она не совпадает с датой внесения корректирующей записи;
- в графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносите исправление. Так, если такую ошибку в трудовой книжке допустили вы, то это, как правило, приказ об увольнении. Если же вы исправляете ошибку предыдущего работодателя — это может быть, например, справка с предыдущего места работы.
В каких случаях вносятся исправления в трудовую книжку
Допущенные в трудовой книжке ошибки можно исправить, но только надлежащим образом, ориентируясь на Постановление от 16 апреля 2003 года №225.
Чем больше времени проходит после внесения некорректной записи, тем сложнее бывает привести информацию в порядок.
Ведь работодатель, допустивший ошибку, может закрыться, а если у сотрудника на руках не осталось документов, могущих стать основанием для правок, новая компания не сможет откорректировать сведения.
Поправлять надо, если:
- изменились личные данные сотрудника, указанные на титульном листе;
- в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» обнаружилась ошибка.
- Как в трудовую книжку внести запись об увольнении генерального директора
Ошибку может выявить и сам работник, и кадровик. Если в книжку уже вносили сведения, придется править неверную информацию. Сотруднику следует обратиться к руководству с заявлением о корректировке сведений, после чего будет издан приказ об исправлении.
Если ошибка вкралась при заполнении новой книжки — документ уничтожают и оформляют новый. То же самое касается вкладыша: если в нем есть единственная запись, сделанная нынешним работодателем, нужно уничтожить его и вложить другой.
Допускаются корректировки, сделанные двумя способами:
- перечеркнуть ровной линией, чтобы зачеркнутое читалось, и поставить рядом верные сведения;
- сделать новую запись.
Зачеркивать можно только на титульном листе, в остальных разделах это запрещено. Кадровикам, которые исправляют неверные данные, следует быть особенно внимательными. Если вносить изменения не по правилам, получится, что вместо правок будет сделана новая ошибка, а это только усугубит ситуацию.
В каких случаях и как вносятся исправления в трудовую книжку
Каждое из исправлений, вносимых в трудовую книжку (далее – ТК) работника, следует относить к одной из 2 отдельных групп:
- исправляются или же дополняются персональные данные о сотруднике, размещенные на титульном листе;
- корректируются данные при допущении ошибок в отдельных разделах: «Сведения о работе», «Сведения о награждениях».
Отдельно следует определить случай, когда ошибка происходит во время заполнения «титулки». Исправления здесь не допускаются, поэтому всегда требуется заполнение нового бланка.
Внимание! Есть несколько методов внесения необходимых исправлений:
- неверная запись перечеркивается сплошной чертой. Этот метод позволяет оставить старую запись читаемой и проставить возле нее верные данные;
- ранее зафиксированная информация признается недействительной с внесением в документ подобной отметки.
Метод №1 – «зачеркивание» — применяется исключительно для титульных листов, в остальных случаях, где следует откорректировать данные в отдельных разделах, применяется метод №2.
Внесение исправлений в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки
Комментарий по исправлению
Ситуация. При переводе юрисконсульта из сектора в отдел специалист по кадрам внесла неправильную запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки — неверно указала наименование должности. Затем оказалось, что дата перевода была изменена.
Решение. Неправильные, неточные, неполные записи, которые внесены в трудовую книжку работника, как правило, исправляет наниматель, допустивший неточность, указавший неправильные сведения .
Исходя из общего требования, касающегося внесения исправлений в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, такие исправления необходимо производить на основании приказа (распоряжения) нанимателя. И в точном соответствии с его формулировкой .
Приведенное положение на практике трактуют по-разному. Согласно мнению некоторых специалистов, основанием для внесения в трудовую книжку исправлений должен быть первоначальный приказ нанимателя. Другие же считают, что для внесения исправлений должен быть издан новый приказ — о внесении изменений в трудовую книжку.
По нашему мнению, в случае обнаружения ошибки либо неточности в записи в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки новый приказ издавать не нужно. Исправления следует вносить на основании первоначального приказа. Новый же приказ понадобится в том случае, если в первоначальном приказе допущена ошибка или неточность либо он изменяется, отменяется. Только тогда новый приказ будет основанием для внесения изменений в трудовую книжку
Исправление записей в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки происходит следующим образом. После имеющихся записей :
— в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи. Независимо от того, какая именно запись подлежит исправлению, указывать нужно номер, следующий за номером предыдущей (последней на данный момент) записи;
Исправляется запись номер 8. Номер предыдущей (последней) записи — 10. Соответственно, номер следующей записи, которой вносятся исправления, будет 11
— в графе 2 ставится дата внесения записи;
— в графе 3 следует написать: «Запись номер такой-то недействительна».
«Запись N 8 недействительна»
Далее приводится правильный вариант записи;
— в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная (изменяющая) запись.
Даже один неверный символ может стать причиной спора при оформлении пенсии. Кадровик всегда должен сверять свои записи с документами сотрудника .
Чаще всего обнаруживаются такие ошибки:
- неверное указание имени, отчества и фамилии человека на титульном листе;
- неправильные даты приема, увольнения, перевода;
- неточные названия должностей;
- пропуски букв, грамматические ошибки.
В соответствии с разделом III Постановления № 225, работодатель может исправить:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения из документов об образовании ;
- наименование профессии или специальности сотрудника;
- информацию о награждениях.
Что делать, если была неправильно сделана запись в трудовой книжке о приеме на работу
При приеме на работу могут неправильно вписать наименование должности или, например, структурного подразделения. Желательно успеть внести изменения перед тем, как появится следующая запись. В таком случае все исправляется следующим образом:
- После неправильной записи в разделе «Сведения о работе» сначала указывается следующий порядковый номер, далее – текущая дата записи, а в графе 3 следует вписать фразу «Запись за номером … недействительна».
- Вносится уже правильная запись, в которую следует внести повторно ссылку на номер и дату приказа, из которого была сделана та самая неправильная запись. Либо указывается номер и дата документа, на основании которого теперь вносятся изменения.
В таком случае все исправляется без особых проблем.
Важно помнить, что в данном разделе нельзя зачеркивать ошибочную запись. Если сотрудник уже устроился на новую работу, и была внесена новая запись (либо несколько), то исправления делаются таким образом:
- В чистой строке ставится обязательно следующий порядковый номер.
- Пишется, что запись номер … является недействительной, и тогда вносится правильная запись.
- Указывается дата исправления.
- Ссылка на документ (приказ или распоряжение) по данному факту делается в графе 4.
Если предприятие, допустившее ошибку, реорганизовано, то исправление оформляется его правопреемником. Если же организация была полностью ликвидирована, то исправления производятся по новому месту работы работодателем на основании свидетельства, например, копии приказа о приеме на работу, о переводе или увольнении сотрудника и т.п.