Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец служебной записки на приобретение канцтоваров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.
Отличия внешней и внутренней заявки
Внешняя заявка оформляется в адрес поставщика, который обязуется поставить необходимые товары. При их наличии в складских помещениях в составлении бумаги внешнего типа нет смысла, поскольку можно обойтись внутренней заявкой. Образец оформления двух этих видов заявок является идентичным.
На предприятии выявлением потребности работников занимается ответственное лицо. При необходимости организуется ревизионная проверка, в ходе которой собирается общая информация. Далее, после ее получения, формируется заявка, под которой понимается письменное обращение в адрес гендиректора или иного руководителя предприятия.
Традиционно запрос вне зависимости от его вида должен отвечать следующему набору требований:
- Исходя из политики, заполнение производится без шаблона или с использованием фирменного бланка.
- Оформление перечня канцтоваров осуществляется в табличном виде, таблица обязательно содержит шапку и базовую часть с перечнем нужных предметов канцелярии, количеством (шт.), единицами, в которых производится измерение.
- Если есть необходимость, в сводной таблице может быть указан артикул товарной позиции.
- Обязательно прописывается информации о руководителе.
Образец служебной записки на приобретение канцтоваров
Подготовка служебной записки для приобретения оборудования
Цель выполнения работы. освоить технологию сбора информации из различных источников с последующим обобщением в едином документе.
Постановка задачи. подготовить служебную записку с обоснованием приобретения необходимого оборудования. В служебной записке должно присутствовать перечень необходимого оборудования, стоимость единицы, потребное количество, сведения о производителе со ссылками на сайты с рекламой продукции, фотография оборудования, а так же суммарные затраты организации на приобретение оборудования (примерный образец служебной записки можно посмотреть, щёлкнув по этой гиперссылке
).
Порядок выполнения работы
.
Внимание! Рассматривается пример последовательности выполнения задания, слушатель самостоятельно выбирает необходимые данные.
Предположим, организация собирается сделать ремонт нескольких помещений, после завершения которого, будут заменены офисная мебель, персональные компьютеры.
· Откройте новый документ Word. сделайте на нём заголовок, в соответствии со стандартом оформления служебных записок в организации.
· Создайте приложение к служебной записке в виде таблицы с перечнем необходимого оборудования, например, как показано на рисунке 1. В графе таблицы с наименованием «Общая стоимость» осуществлено вычисление с помощью вставки формулы в ячейки таблицы.
· Для вставки формулы в таблице, которая создана в MS Word. необходимо воспользоваться следующими правилами:
Ø При работе с Word 2003, следует установить курсор в ячейке, в строке меню выбрать «Таблица», в раскрывающемся списке щёлкнуть по строке с командой «Формула».
Ø При работе с Word 2010, следует установить курсор в ячейке, на ленте появится новая вкладка «Работа с таблицами» с двумя закладками (Конструктор и Макет), активизируйте закладку «Макет», и щёлкните на ленте по значку .
В обоих случаях появится окно, которое предназначено для выбора формулы и задания формата числа, как показано на рисунке 2.
Спасибо большое за вашу работу. Второй раз заказываю, все отлично.И спасибо за скидку! Очень нравится и одежда и ваш сайт.
Функции служебной записки
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Что это за бумага и как она используется
Первое, что нужно запомнить – служебная записка относится к внутреннему документообороту предприятия. Это документ, соответственно, составляется только в письменной форме. Главное его предназначение – уведомление должностного лица или другого сотрудника компании о проблемах, которые необходимо оперативно решить для нормальной работы коллектива.
Среди наиболее частых причин:
Для составителя служебки польза от ее использования заключается в двух вещах. Во-первых, с ее помощью можно уведомить начальство или другого специалиста о возникшей проблеме, а также попросить его решить ее. Во-вторых, после подачи заявки сотрудник снимает с себя ответственность за ее решение (если исправить ситуацию самостоятельно невозможно).
Служебка Обоснования для Приобретения Жалюзи
Как его учесть в бухгалтерском учете? Следует ли включать стоимость этих объектов в налоговую базу по налогу на имущество? Можно ли амортизацию по такому имуществу учесть при расчете налога на прибыль? Вот вопросы, которыми неизбежно задается бухгалтер. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Образец служебной записки на приобретение оборудования Назначение служебной записки в компании Под служебной запиской понимается специализированный документ, служащий средством внутренних деловых переписок между представителями одной или внешних — между несколькими компаниями.
Примеры служебных записок на приобретение компьютера Служебная записка на закупку В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров. Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года.
Служебная записка на закупку
0 Компании для нормального функционирования периодически приходится покупать тот или иной товар, используемый впоследствии для собственных нужд компании.
Иногда основанием для покупки выступает служебная записка на приобретение товара. К примеру, основанием для приобретения компьютера или нового оборудования, необходимого для деятельности компании, может стать служебная записка на приобретение компьютера или служебная записка на покупку оборудования соответственно.
В нашей консультации мы приведем образец служебной записки на приобретение канцтоваров. Служебная записка на приобретение товара не имеет унифицированной формы, поэтому она может быть составлена в произвольном виде.
Цель такой записки – уведомить начальство о необходимости закупки тех или иных товаров с обоснованием причин покупки. Служебная записка на приобретение, как правило, формируется от имени лица, отвечающего за административно-хозяйственное обеспечение компании.
Пишется служебная записка на закупку на имя руководителя организации.
Если руководитель посчитает необходимость покупки обоснованной, то может быть издан приказ для выдачи денег на покупку подотчетнику, либо дано поручение бухгалтерии для оплаты покупки безналичным путем. Кстати, при принятии решения о целесообразности той или иной покупки работодателю нужно помнить о том, что в его обязанности входит обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей ().
Основания для составления и цели записок
Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.
Электронные служебные записки. Такое бывает?
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Что это за бумага и как она используется
Первое, что нужно запомнить – служебная записка относится к внутреннему документообороту предприятия. Это документ, соответственно, составляется только в письменной форме. Главное его предназначение – уведомление должностного лица или другого сотрудника компании о проблемах, которые необходимо оперативно решить для нормальной работы коллектива.
Среди наиболее частых причин:
- прошение о проведении ремонта;
- просьба заменить нерабочее оборудование или его отдельные элементы;
- необходимость приобрести какое-либо устройство (в данном случае – компьютер, хотя возможен и запрос о приобретении программного обеспечения).
Для составителя служебки польза от ее использования заключается в двух вещах. Во-первых, с ее помощью можно уведомить начальство или другого специалиста о возникшей проблеме, а также попросить его решить ее. Во-вторых, после подачи заявки сотрудник снимает с себя ответственность за ее решение (если исправить ситуацию самостоятельно невозможно).
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте .
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Внимание!
«Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4
. Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком
. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в .
Электронные служебные записки. Такое бывает?
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Для чего нужно писать служебную записку?
Служебная записка – это документ, с помощью которого реализуется одна из форм взаимодействия сотрудников организации, позволяющий разрешать различные вопросы в сфере деятельности той или иной фирмы.
Основной задачей служебной записки является донесение от одного работника другому сведений о различных нюансах трудовой деятельности, существующих проблемах и путях их разрешения.
Кроме того, данный документ позволяет разрешить возникшую у сотрудника проблему сообща, путем ее вынесения на обсуждение, заострения на ней внимания другого работника или начальства. Путем направления служебной записки сотрудник может не только получить поддержку, но и распределить ответственность.
Законодательство не устанавливает какой-либо утвержденной формы служебных записок, соответственно их можно составлять в произвольном виде. В то же время, документ может быть составлен в письменной, либо электронной форме. При написании записки используется официально-деловой стиль.
Особенности электронного документооборота
В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.
Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя. Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.
Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).
Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.
***
Таким образом, служебную записку можно направлять другим сотрудникам или руководству как в бумажном, так и электронном виде. Во всех случаях записка может быть написана произвольно, без какого-либо шаблона, однако образец документа может помочь не упустить важных деталей при написании. Образец составления и бланк записки, которые можно использовать, доступны для скачивания по ссылкам в начале статьи.
Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон
Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.
В документе отражаются следующие сведения:
- данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
- информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
- изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
- указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
- Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.
В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.
Что относится к канцелярским товарам: перечень
Канцелярские принадлежности имеют свою классификацию в рамках их использования в офисах. Так, рассматриваемые товары могут применяться по мере надобности, а могут иметь срок годности и использоваться быстрее остальных. В частности, к используемым по мере надобности канцтоварам относятся следующие виды:
- бумага;
- обычные скрепки и скрепки к степлерам;
- скотч и клей;
- карандаши и ручки;
- штрихи и корректоры для текста;
- блокноты, тетради, ежегодники и проч.;
- терки.
К продукции, обладающей сроком годности, относятся такие позиции:
- ножницы и дыроколы;
- скоросшиватели и подставки для папок;
- степлеры;
- органайзеры.
В случае, если служебная записка подается на списание отработавшей свое техники, то она должна выглядеть следующим образом. Вступление делается точно таким же, как и во всех записках. Заголовок должен содержать фразу “О списании техники”.
Основной же текст, если списанию подлежат две и более единицы, удобнее всего будет составить в виде таблицы. Она должна в обязательном порядке содержать наименование оборудования, его инвентарный или серийный номер, а также его балансовую стоимость.
Кроме этого, в таких документах кроме лица, подающего записку, ставит свою подпись и лицо, материально ответственное за данное оборудование.
Подробнее о правильном оформлении служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и прочего узнайте тут.
На сайте подготовлено множество информации о других служебных записках:
- на повышение зарплаты;
- на премирование и депремирование сотрудников;
- о переводе сотрудника на другую должность;
- о невыполнении сотрудником обязанностей;
- о нарушениях в работе;
- об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
- на доплату за увеличение объема работ;
- о командировке;
- на повышение в должности;
- на выдачу денежных средств.