Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вносят ли запись о военной службе в электронную трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовое законодательство РФ указывает, что сотрудник прошедший военную службу, должен сообщить об этом работодателю, а также в подтверждение данного факта предъявить свой военный билет и заявление о внесении необходимых данных в трудовую. Руководство, ознакомившись с документами, обязано поставить на заявлении визу и издать соответствующий приказ, который для отдела кадров предприятия станет основанием для внесения записей. Специально уполномоченный на ведение и хранение трудовых книжек кадровик перед тем, как сделать запись в трудовую книжку о военной службе, должен изучить распорядительный документ, то есть приказ вышестоящего органа, написать расписку об ознакомлении.
О нестраховых периодах
Некоторых интересует страховой стаж. Служба в армии по призыву обычно засчитывается именно в качестве «страховки». Из всего вышесказанного следует, что человек не работает во время срочной службы. Он просто исполняет свой гражданский долг. Но это не является поводом для отдаления от пенсии.
Понятно, что входит в трудовой стаж. А какие составляющие позволяют приблизиться к пенсии без официального трудоустройства? Сюда относят:
- уход за маленькими детьми (до 1,5 лет);
- присмотр за инвалидами после 80 лет;
- срочная/контрактная служба по призыву;
- декрет;
- пребывание на учете в качестве безработного;
- периоды занятости на общественных работах;
- незаконное нахождение в ссылке или в заключении;
- время, когда человек получал пособие по временной нетрудоспособности.
Все это учитывается при назначении пенсии. Но, как правило, записи о данных периодах, за исключением службы в армии, не вносятся в трудовую книжку гражданина.
Нужно ли вносить исправления, если были допущены ошибки?
Бывает, что, внося записи в трудовой книжке вы допускаете ошибки, например: перепутали строчки, например, номер, дату и название документа (приказа или военного билета), и указали в строке «Наименование работодателя». Это не критично, так как внесенная информация является верной. Поэтому ошибочное написание, при условии, что информация верная, не требует никаких исправлений.
Если сотрудник уже служит по контракту, то работодатель не вправе принять его на работу, так как работник не имеет права работать в двух местах одновременно, исключая случаи совместительства.
Все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть внесены четким и разборчивым почерком. Главное, чтобы записи были аккуратные и без помарок. Ведь это документ, выдающийся один раз и на всю жизнь, поэтому, чем аккуратнее и разборчивее будут записи, тем легче потом работнику оформлять документы на пенсию.
Также бывает, когда работник призывается в армию. В таком случае трудовой договор с сотрудником расторгается, в трудовую вносится запись с указанием причины расторжения договора, реквизиты документа, послужившего основанием расторжения договора.
В этом случае это приказ, подписанный руководителем организации и заверенный печатью. Под записью начальник по кадрам ставит свою подпись с указанием полного названия должности, а также фамилии и инициалов и заверяет печатью. Сотрудник, в свою очередь, ставит свою подпись и визу «Ознакомлен».
На первой странице (титульном листе) мы указываем сведения о работнике. Согласно пп. «а» п. 9 Правил ведения трудовых книжек фамилию, имя, отчество и дату рождения вписывают на основании документа, удостоверяющего личность. Нормативного акта, который устанавливает исчерпывающий перечень таких документов, до сих пор нет. В этом случае можно руководствоваться п. 45 Положения о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 14.11.2002 N 1325. В нем помимо общегражданского паспорта к документам, удостоверяющим личность, отнесен военный билет.
Графу об образовании, профессии и специальности заполняем на основании соответствующих документов, например диплома (пп. «б» п. 9 Правил ведения трудовых книжек).
После того как мы указали дату оформления трудовой книжки, сотрудник заверяет подписью правильность внесенных сведений. Затем титульный лист подписывает работник, ответственный за выдачу трудовых книжек, и ставит печать организации (кадровой службы). Об этом говорится в ст. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек).
Рассмотрим на примере, как заполнить титульный лист трудовой книжки бывшего военнослужащего.
Пример 1. Ефрейтор Р.П. Гусаров с 23 мая 2006 по 22 мая 2008 г. проходил срочную службу в Вооруженных силах РФ. До призыва с 1 сентября 2004 по 15 мая 2006 г. он обучался в электромеханическом колледже N 55 г. Москвы и получил профессию монтажника радиоэлектронной аппаратуры и приборов. Вернувшись из армии, Р.П. Гусаров 30 мая 2008 г. пришел устраиваться на работу в НИИ прикладной механики. До призыва Р.П. Гусаров трудового стажа не имел. Как заполнить титульный лист трудовой книжки сотрудника?
Решение. Титульный лист трудовой книжки оформим на основании военного билета и диплома об окончании колледжа, представленных Р.П. Гусаровым. Датой заполнения трудовой книжки будет считаться день трудоустройства сотрудника в НИИ прикладной механики, а именно 30 мая 2008 г. (см. на с. 87).
Перейдем непосредственно к заполнению раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Так как до первого трудоустройства сотрудник проходил военную службу, необходимо отразить это в документе в первую очередь, а затем уже вписывать сведения о приеме на работу в организацию (п. 21 Правил ведения трудовых книжек). Итак, в графе 1 мы указываем, что это первая запись в трудовой книжке. В графе 2 ставим дату оформления документа. Затем вносим в графу 3 сведения о том, что работник служил в армии, и указываем период службы. Текст записи произвольный, однако он должен строго соответствовать формулировке, указанной в документе, на основании которого она производится. В графе 4 даем ссылку на документ. Это может быть не только военный билет, но и справка военного комиссариата, выписка из приказа об увольнении из органов внутренних дел, таможни и т.п.
Теперь в трудовую книжку можно вносить сведения об организации. В графе 3 указываем ее полное и в скобках сокращенное наименование. Оформить эту строку нужно в виде заголовка.
Ниже в этой же графе делаем запись о том, в какое структурное подразделение компании принят работник, и указываем его должность (профессию, специальность), которая должна соответствовать штатному расписанию. Если сотруднику будут положены какие-нибудь льготы или установлены ограничения, связанные с выполнением работ, наименование его должности, специальности или профессии должно соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в соответствующем квалификационном справочнике.
Продолжим заполнение. В графе 1 отметим, что это вторая запись в трудовой книжке работника. В графе 2 поставим дату — она будет такой же, как и в первой записи. В графе 4 даем ссылку на документ, на основании которого мы производим запись, например приказ о приеме на работу, а также указываем его номер и дату (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Если работодателем является ИП
Работодателем бывшего военного может стать индивидуальный предприниматель. Он обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами. Об этом говорится в п. 3 Правил ведения трудовых книжек. Следовательно, предприниматель руководствуется общими нормами, установленными в Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правилах ведения трудовых книжек.
Если у предпринимателя есть печать, он ставит ее на титульном листе и на остальных листах документа (при увольнении работника). Если печати нет — заверяет внесенные записи только подписью. Наименование индивидуального предпринимателя, указанное в трудовой книжке, должно соответствовать регистрационным документам, подтверждающим его правовой статус.
В графе 4 указывают реквизиты документа, на основании которого сделана запись в трудовую книжку. Как правило, это приказ о приеме на работу (форма N Т-1). Однако заполнять формы первичной учетной документации (в том числе и приказы о приеме на работу), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, предприниматели не обязаны, так как не поименованы в п. 2 данного документа. В то же время предпринимателям прямо не запрещено использовать унифицированные бланки. В ст. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрено, что в графе 4 могут быть указаны реквизиты не только приказа, но и иного документа, в котором выражено решение работодателя, согласно которому сотрудника приняли на работу. Таким документом может быть, например, трудовой договор. Итак, в графе 4 трудовой книжки указывают реквизиты трудового договора либо приказа о приеме на работу.
Рассмотрим на примере, как заполнить трудовую книжку бывшего военнослужащего, принятого на работу индивидуальным предпринимателем.
Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о службе в армии?
Ответ на данный вопрос однозначен – обязательно. В специальных инструкциях и правилах по заполнению, а также хранению трудовых книжек указано, что сроки службы в армии, пройденной сотрудником организации/предприятия/учреждения, должны быть зафиксированы в его трудовой книге. В РФ это положение закреплено в 21-й статье правил ведения трудовых книг и вкладышей в них.
Перед тем, как сделать запись в трудовой книжке о службе в армии, сотрудник должен предъявить работодателю военный билет с необходимыми отметками и составленное заявление, которое станет законным основанием для того, чтобы начальство издало приказ о внесении данной информации в бланк строгой отчетности – трудовую книжку либо вкладыш.
После выхода приказа уполномоченный кадровый сотрудник обязан записать предоставленную информацию, руководствуясь следующими документами:
- военным билетом;
- заполненным или чистым бланком трудовой;
- Трудовым кодексом РФ;
- Правилами заполнения книжек;
- заявлением работника, прошедшего армейскую службу.
Нужно ли вносить исправления, если были допущены ошибки?
Бывает, что, внося записи в трудовой книжке вы допускаете ошибки, например: перепутали строчки, например, номер, дату и название документа (приказа или военного билета), и указали в строке «Наименование работодателя». Это не критично, так как внесенная информация является верной. Поэтому ошибочное написание, при условии, что информация верная, не требует никаких исправлений.
Если сотрудник уже служит по контракту, то работодатель не вправе принять его на работу, так как работник не имеет права работать в двух местах одновременно, исключая случаи совместительства.
Все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть внесены четким и разборчивым почерком. Главное, чтобы записи были аккуратные и без помарок. Ведь это документ, выдающийся один раз и на всю жизнь, поэтому, чем аккуратнее и разборчивее будут записи, тем легче потом работнику оформлять документы на пенсию.
Внесение записи о прохождении военной службы
В трудовой книжке сотрудника есть запись о приеме на работу. Впоследствии работник представил военный билет, из которого следует, что в период работы в другой организации он проходил военную службу. Однако предыдущий работодатель не отразил это в трудовой книжке. Нужно ли вносить в нее какие-либо исправления? И кто должен их заверять?
Периоды прохождения военной службы подтверждаются военными билетами, справками военных комиссариатов, воинских подразделений, архивных учреждений (п.19.1 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91).
Запись о данном периоде должна быть внесена и в трудовую книжку по месту работы (согласно пп. «а» п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила). Причем в Правилах не конкретизируется, какой именно работодатель обязан отразить сведения о военной службе. Таким образом, не будет нарушением законодательства, если запись об этом внесет работодатель по настоящему месту работы, а не тот работодатель, во время занятости у которого сотрудник был направлен на военную службу.
При этом исправлять (признавать недействительной) уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу нет необходимости, ведь в ТК РФ и в Правилах отсутствует указание на то, что период военной службы должен быть внесен в трудовую книжку строго перед записью о трудоустройстве.
Внести запись о прохождении военной службы нужно следующим образом:
- в графе 1 проставить порядковый номер записи (то есть следующий за последним в разделе «Сведения о работе»);
- в графе 2 указать дату ее внесения;
- в графу 3 внести запись о службе в Вооруженных Силах РФ с указанием периода военной службы, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2013 по 01.06.2004»;
- в графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например – Военный билет НА № 148210.
Вносится ли в трудовую книжку запись о службе в армии?
Записи о службе в армии в обязательном порядке вносятся в трудовые книжки граждан, так как являются официальным стажем, подсчитываемым при выходе на пенсию. Данная информация отображается, как и любая другая трудовая занятость, но для подтверждения факта необходимости службы гражданин обязан предоставить военный билет и составить соответствующее заявление. В документе отображается личная информация о сотруднике (фамилия, имя, отчество) и указывается срок прохождения службы.
Но основная проблема заключается в том, что работодатели, чаще всего, попросту увольняют такого работника в связи с тем, что он в течение длительного времени не сможет выходить на работу, а сохранять за ним рабочее место накладно и нерационально. Но иногда находятся и добросовестные начальники, которые предлагают сотруднику взять неоплачиваемый отпуск на все время прохождения службы. Как поступить в данном случае, решать конкретно начальнику организации.
Для того чтобы внести данные о службе в вооруженных силах, необходимо предоставить подтверждение этого факта и определенный пакет документов. Среди них:
- Военный билет с подтверждающим документом.
- Заявление, составленное собственноручно.
- Если проходил службу по контрактной форме, то сам контракт.
- Если были вручены награды, то документы, которые подтверждают их наличие.
Кадровику нужно действовать внимательно, ведь есть периоды, которые не входят в общий срок службы, а именно:
- Срок дисциплинарного ареста.
- Срок нахождения в дисциплинарной воинской части.
Какие документы должен предъявить сотрудник?
Чтобы начальник кадровой службы мог внести запись о службе в армию в трудовую работника, работник должен предъявить военный билет, а также написанное сотрудником заявление о просьбе сделать запись в трудовой.
Если у работника имеются награды, полученные во время службы, то для внесения записи он должен предъявить документы, подтверждающие наличие награды – медали или ордена.
Важно!!! Запись в трудовую книжку вносится только начальником кадровой службы и только на основании подтверждающих это документов.
Итак, перечислим основные документы, на которые опирается начальник кадровой службы, внося запись в трудовую сотрудника, проходившего службу в армии:
- военный билет, который является подтверждающим документом;
- заявление о просьбе сделать запись;
- правила заполнения трудовых книжек и вкладышей;
- если сотрудник нес службу по контракту, то предъявляется и контракт;
- если имеются награды, медали и ордена, документы, подтверждающие их наличие.
Если не внесли запись в трудовую о прохождении службы в ВС РФ?
Заполняя трудовую книжку, учитывайте тот факт, что запись о службе в Вооруженных силах РФ должна быть перед записью о приеме на работу. Может случиться, что записи о прохождении службы в Вооруженных силах РФ в трудовой книжке сотрудника нет.
Такое могло получиться, если сотрудник забыл предоставить военный билет или на момент своего трудоустройства потерял военный билет, а после восстановления не предоставил. Как быть в такой ситуации?
Если нет записи в ТК, ничего страшного. Конечно, в идеале, записи в трудовой должны быть расположены в хронологическом порядке, но законодатель не применяет никаких административных взысканий, если записи расположены не по датам. Поэтому вы можете внести запись уже после записи о приеме на работу.
Если на момент внесения записи в трудовую книжку сотрудник потерял военный билет, то он обязан представить справку, подтверждающую утерю военного билета.
Если получилось, что запись о службе в армии внесена после записи о приеме на работу, не нужно исправлять порядковый номер ни одной записи. Трудовая книжка не терпит исправлений!
Парень, который только окончил институт или же даже успел поработать, призывается в армию, и он фактически на год выпадает из привычной жизни. Если он был трудоустроен, то, скорее всего, наниматель решит разорвать с ним трудовой договор, так как неизвестно, вернется ли он на предыдущее место. После того как служба в армии завершена, в трудовой книжке появится пробел в стаже ровно на год. При поиске работы точно будет возникать вопрос, где это время находился потенциальный сотрудник. Для того чтобы облегчить участь и нанимателя, и потенциального работника после срочной службы, было решено вносить данные относительно армейской службы в трудовую.
Запись в трудовую книжку о прохождении военной службы позволит избежать предоставления раз за разом военного билета и других бумаг, которые подтверждают факт службы.
Регламентирует внесение подобной информации в бланк ТК и Правила заполнения таких документов (глава 21). Запись в трудовую книжку о службе в армии, как и любую другую, нужно вносить перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Цвет ее – синий, черный или фиолетовый. Конечно, для одной записи должен использоваться только один тип ручки и цвет.