Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для защиты сообщения выделяется не более 7 минут, поэтому его автор должен четко понимать, про какие моменты нужно рассказать в первую очередь. Для этого целесообразно выделить основные тезисы и на их основе написать небольшой доклад. Его началом может стать выделение актуальности выбранной темы (до 3 предложений). Далее описывается объект исследования, о котором говорилось во введении. После берутся основные моменты из основной части и обязательно несколько предложений из выводов. Когда речь подготовлена, рекомендуется выучить ее наизусть и отрепетировать у зеркала.
Общие правила деловой переписки
У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.
| Плохо | Хорошо |
| Отчет | Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022 |
| Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? | Узко, понятно, есть ограничение по времени |
У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.
Чего не стоит делать в деловом письме
Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.
| Плохо | Хорошо |
| ГДЕ ОТЧЕТ? | Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал. |
Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.
Сочинение-рассказ Письмо другу
Я рад тебе написать, друг мой!
Знаешь, от этих сочинений, от этих упражнений, где нужно написать письмо другу, ответив на вопросы и задав свои, так устаёшь! Они так надоедают!
Вот мы на английском каждый урок по одному письму пишем – готовимся к экзамену. А ещё на дом задают… Так, говорю, так надоедает, что хоть никому не пиши. Лучше звонить… И вообще, почему у письма должна быть вот такая прямо структура?
Понятно, что в сочинении вступление, аргументы (плюсы и минусы), выводы, если о каком-то вопросе речь спорном. Но письмо, это ведь не официальный документ, хотя бывают и такие! Почему я, когда тебе пишу, должен придерживаться каких-то вступлений… Соблюдать объем! Нет, тут, как сердце ляжет… То есть как рука пойдёт.
Всякие схемы нужны лишь для того, чтобы написать, когда особо не о чем. Или, наоборот, слишком много мыслей, в них утонуть можно… Другого человека утопить. А если всё нормально у «сочинителя», то схемы только мешают. Они будто убивают творчество, живое общение…
Кстати, раньше было интересней – сочинять от руки, а теперь, если печатаешь, то уже не совсем то. Конечно, тебе ошибки исправят и всё такое, но не то это, не то.
Я помню в детстве, когда мы писали друг другу письма из картинок – рисовали прямо. Информации в этих письмах было не так уж много, но вот настроение! Краски. Я даже один раз изрисовал конверт. Боялся, что на почте не возьмут это письмо. Но всё нормально. Мы тогда, по-моему, нормально буквы не знали ещё… Помнишь, как забавно было? Я нарисовал комикс про поход в зоопарк, а ты сделал карикатуру на брата!
Вот, а теперь я должен спросить у тебя о новостях. Но я не собираюсь! Почему? Да ты и так знаешь, что я очень интересуюсь твоей жизнью… И так напишешь! Раз друг, то лишняя вежливость не нужна. Как там твои родители, к слову? Привет им!
Ещё надо, чтобы лист занять, о погоде пару слов. Погода разная у нас. То дождь, то солнце! То солнце, то дождь. Ничего особенного, по сезону.
Вот интересно, что это упражнение заставило меня вспомнить, как мы раньше писали друг другу письма. Или рисовали их. Сейчас только всё через Интернет… Но в письмах тоже что-то есть, такой особый дух. И мысли как-то в порядок приводятся. А если уж пишешь от руки!..
Всё, с наилучшими. На «созвоне»!
Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.
Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:
- требующие ответа;
- не требующие ответного послания.
В первую группу попадают:
- обращения;
- требования;
- предложения и не только.
Во вторую включают:
- инструкции;
- приглашения;
- рекомендации;
- поздравления;
- благодарность;
- подтверждения в получении товара/услуги.
Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.
Деловая корреспонденция делится и по характеру:
- коммерческая;
- некоммерческая.
Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:
- запрос;
- оферта;
- претензия;
- напоминание.
Некоммерческая корреспонденция:
- предупреждение;
- просьба;
- информационная рассылка и так далее.
Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:
- свободная форма с авторским текстом;
- написание по строго установленному образцу деловых писем.
Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:
- циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
- обычное – уходит от одной стороны другой;
- коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.
Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:
- факсовое сообщение;
- электронная почта;
- почтовое отправление в конверте.
Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.
Виды деловой переписки
Документооборот ведется на бумажных носителях и посредством электронной почты.
Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:
— официальная/неофициальная переписка;
— внутренняя и внешняя.
К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.
Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности.
Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки.
Стиль делового общения
Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.
Особенности общения:
Строгость конструкций
Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.
Использование смайликов
Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе
В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.
Приветствие по имени и отчеству
Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность
Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.
Ответ в течение двух суток
Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.
Отсутствие назойливости
Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.
Правило зеркала
Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.
Поздравление с праздниками
Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.
Благодарность
Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.
Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.
Ограничьтесь Пятью Предложениями
В каждом письме, которое вы пишите, вы должны использовать ровно столько предложений, сколько вам нужно, что бы описать, что вы хотите и не более того. Ограничивать себя пятью предложениями — очень полезная практика для такого случая.
Предприниматель Гай Кавасаки объясняет это так:
Менее пяти предложений будет резко и невежливо, больше пяти — трата времени.
Порой будет невозможно вместить все письмо в пять предложений. Но в большинстве случаев этого достаточно.
Воспользуйтесь правилом пяти предложений, и вы заметите, что стали писать письма быстрее. Вы также получите больше ответов.
Думаете, что уложиться в пять предложений невозможно? Тогда читайте дальше…
Правила оформления делового письма
Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:
- Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
- В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
- Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
- И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
- Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
- Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.
Любому предпринимателю нужно знать, как правильно вести документальное обращение в налоговую инспекцию. Компании регулярно должны отчитываться о движении денежных средств. Для подачи документов также необходимо сопроводительное письмо.
Как правильно написать письмо в налоговую. Чтобы изложить информацию в документе, прежде всего нужно руководствоваться правилами деловой переписки:
- В шапке укажите реквизиты организации, отправляющей письмо. Также вы можете воспользоваться фирменным бланком компании.
- Далее укажите наименование налогового органа и Ф.И.О. лица, кому предназначается письмо.
- Напишите заголовок.
- Затем следует основная часть.
Для каждого отдельного случая письмо в налоговую пишется по-разному. Например, обсуждение сроков уплаты налогов, список отправляемых документов, уведомление о смене реквизитов компании и т.п. Такие письма могут использоваться в суде, необходимо изложить всю требуемую информацию.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Делопроизводство: виды писем
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:
- письма-просьбы;
- письма-запросы;
- письма-предложения;
- сопроводительные письма;
- письма-подтверждения;
- письма-извещения;
- письма-напоминания;
- письма-рекламации;
- письма-приглашения.
Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.
Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:
- Просим оказать содействие…
- Просим принять участие…
- Прошу довести до сведения…
- Просим выслать в наш адрес…
Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:
- Просим представить…
- Просим отразить следующие вопросы…
- В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…
Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:
- Прошу высказать Ваше мнение об участии…
- Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
- На Ваше рассмотрение предлагается соглашение…
- Просим Вас выразить письменную поддержку…
- Надеемся на плодотворное сотрудничество…
Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
- Направляем информацию…
- Представляем на утверждение…
- Посылаем литературу…
- Высылаем план…
Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:
- Оплату гарантируем…
- Качество услуг гарантируем…
- Профсоюзная организация гарантирует…
Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.
Письма-подтверждения начинают так:
- Подтверждаем…
- Профсоюзная организация подтверждает…
- С благодарностью подтверждаем…
Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.
Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить».
В письмах-напоминаниях используются такие модели:
- Напоминаем, что…
- Напоминаем Вам, что…
Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков.
Рекламация должна содержать следующие данные:
- основания для предъявления претензий;
- доказательства – ссылки на какие-либо акты или документы;
- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок.
Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:
- Просим принять участие…
- Профсоюзный комитет приглашает…
- Приглашаем…
- Просим направить представителя…
- Приглашаем Вас на семинар…
Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:
- дублирование другого, уже стандартизированного документа;
- указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо;
- не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма.
Что такое деловое письмо
В настоящее время к этой категории можно отнести все письма и сообщения, касающиеся коммерческой деятельности, организационных и текущих вопросов компании. Если раньше при написании делового письма придерживались строгих правил, то сейчас нужно адаптировать стиль по ситуации и учитывать специфику канала общения.
Соблюдайте общие правила деловой переписки:
- Нейтральный тон общения. Никакой фамильярности, грубости или излишней учтивости.
- Краткость и четкость информации. Длинные вступления или туманные формулировки не нужны. Опирайтесь на факты, излагайте суть сообщения без воды и избыточной информации. Рекомендуемый объем – не больше одной страницы, остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
- Точное определение адресата, если сообщение направлено определенному человеку.
- Четкая структура. Сплошная простыня текста воспринимается плохо.
- Размер текста адаптируется под канал общения. Не стоит слать несколько сообщений в мессенджере или делать электронное письмо длиной в несколько экранов.
- Избегайте сокращений, аббревиатур и сленга, особенно если письмо отправляется впервые. Исключение – узкоспециализированная переписка.
- Не начинайте общение в нерабочее время. Это считается признаком дурного тона.
- Четко указывайте отправителя, а также все доступные каналы связи.
В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды:
- Предложения о сотрудничестве. Чаще всего это документ установленного образца. Он может быть одинаковым для всех адресатов (циркуляр) либо персонифицированным. В этом случае указывается конкретный человек или же должность (например, «Начальнику отдела снабжения»).
- Деловая переписка с партнерами. С ее помощью решаются все текущие вопросы, делаются запросы и решаются возникающие в процессе работы проблемы.
- Письма клиентам. Можно сообщать им о новых поступлениях товара, акциях и т. д. Чаще всего формируется клиентская база, по которой и производится рассылка.
- Переписка с органами власти, предсудебные предупреждения, решение правовых вопросов.
Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.
В какие сроки нужно ответить на письмо
Не отвечать на письмо несколько дней — плохой тон делового общения. Желательно ответить на электронное письмо в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо и сообщите примерный срок ответа.
Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.
Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит указать свои контакты, и как только начнется рабочий день, скрипт позвонит всем оставившим заявки.
Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.
В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.
В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.
Неправильно
«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»
Правильно
«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»
Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?
Как закончить деловое письмо
Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.
В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.
Далее, приведем несколько конструкций для построения заключительной части письма.
В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.
Приведем несколько примеров:
- Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
- Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
- Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
- Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
- Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.
Как попрощаться с адресатом.
Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.
Приведем несколько вариантов:
- С уважением к Вам…;
- С пожеланием успехов…;
- С наилучшими пожеланиями…
Ставим подпись правильно.
Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.
Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.
Как доставить письмо до адресата
Отправлять официальные письма можно разными способами:
- Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
- Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.