Как заполнить справку 6-НДФЛ: инструкция по оформлению в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить справку 6-НДФЛ: инструкция по оформлению в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Суть системы ЕНП кроется в самом названии. Вместо разных счетов и платежек теперь будет единый порядок. Каждому налогоплательщику сформируют Единый счет. Это сделают по умолчанию, самим плательщикам для этого ничего делать не нужно.

Пример заполнения 6-НДФЛ с 2023 года

ИП Васильев П.Н. выдает зарплаты сотрудникам по частям: аванс — 25 числа, вторую часть — 10-го.

Как он будет заполнять отчет 6-НДФЛ за 1 квартал в 2023 году:

1. 10 января сотрудники получат вторую часть зарплаты за январь. В тот же день с выплаты удержат НДФЛ. Сумму нужно указать в строке 021. Если в указанный период сотрудники получали прочие доходы, их также учитывают и отражают в строке общую сумму.
2. 25 января предприниматель выплатит работникам авансы за февраль. 10 февраля они получат вторую часть зарплаты. С каждой выплаты удержат НДФЛ, и их сумму нужно указать в строке 022.
3. 25 февраля работники получат авансы за март, а 10 марта — остальную часть зарплаты. Сумму НДФЛ с каждой выплаты нужно указать в строке 023.
4. 25 марта предприниматель выплатит авансы за апрель. Удержанную с них сумму НДФЛ в 6-НДФЛ за первый квартал указывать не нужно. Ее отразят Расчете 6-НДФЛ за первое полугодие.

Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчёта

Новое приложение № 1 к расчёту содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ).

Работодателям не нужно заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Исключение — когда организация ликвидируется или ИП с наёмными работниками прекращает деятельность в течение года. В этом случае в расчёт за конечный отчётный период включают справку.

Первые три раздела справки аналогичны тем, что были в форме 2-НДФЛ, и к ним добавлен четвёртый раздел:

• Раздел 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода».
• Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода».
• Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
• Раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога».

Новый бланк 6-НДФЛ утверждён приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Последние изменения в него были внесены 28.09.2021 (приказ ФНС № ЕД-7-11/845@). Впервые обновлённую форму нужно заполнять, отчитываясь за 2021 год, то есть до 1 марта 2022 года.

С прошлого года в форму входят сведения, ранее подававшиеся в справке 2-НДФЛ, которая уже отменена. Последние же обновления, вступившие в силу с 2022 года, связаны в основном с изменением порядка исчисления налога с дохода в виде дивидендов. По новым правилам налог на прибыль, удержанный с дивидендов, полученных российской организацией, засчитывается при определении НДФЛ учредителя этой организации. Обновлённый расчёт 6-НДФЛ содержит и другие небольшие изменения. О новшествах мы подробнее расскажем, когда будем рассматривать порядок заполнения документа.

Новая форма по-прежнему состоит из титульного листа, двух разделов и приложения, практически повторяющего бывшую справку 2-НДФЛ, хотя и с некоторыми отличиями. Если отчёт подаётся за квартал, полугодие или 9 месяцев, заполнять нужно только титул, Разделы 1 и 2. Приложение заполняется лишь при представлении 6-НДФЛ за год, а также при ликвидации / прекращении деятельности ИП с работниками.

Приложение (бывшая справка 2-НДФЛ)

Как было сказано выше, теперь в 6-НДФЛ в виде приложения включены данные справки 2-НДФЛ. Порядок заполнения этого приложения по окончании 2021 года практически такой же, как и в прошлом году, хотя есть и небольшие изменения.

Приложение к форме 6-НДФЛ содержит сведения о доходах и суммах налога физических лиц за год. Заполняется оно в отношении каждого человека отдельно и заменяет справку 2-НДФЛ.

Прежде всего нужно указать уникальный порядковый номер справки и номер корректировки «00», если она не производится. Если подаётся корректировка, указывается номер первичной справки и номер корректировки «01», «02» и т.д. Если нужно аннулировать ранее поданные данные, указывается номер корректировки «99».

Далее в справке идут четыре раздела и Приложение. Рассмотрим их заполнение.

Изменения в Приложении №2

В приложении № 2 «Порядок заполнения и представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ)», указаны конкретные сроки по заполнению вновь введенных полей:

Поле 021 – заполняется по первому сроку перечисления за следующие периоды:

• с 1 января по 22 января – первый квартал;
• с 23 марта по 22 апреля – полугодие;
• с 23 июня по 22 июля – девять месяцев;
• с 23 сентября по 22 октября – год.

Поле 022 – заполняется по второму сроку перечисления за следующие периоды:

• с 23 января по 22 февраля – первый квартал;
• с 23 апреля по 22 мая – полугодие;
• с 23 июля по 22 августа – девять месяцев;
• с 23 октября по 22 ноября – год.

Поле 023 – заполняется по третьему сроку перечисления за следующие периоды:

• с 23 февраля по 22 марта – первый квартал;
• с 23 мая по 22 июня – полугодие;
• с 23 августа по 22 сентября – девять месяцев;
• с 23 ноября по 22 декабря – год.

Сроки перечисления НДФЛ

Статья 223 НК РФ определяет даты возникновения различных видов доходов, а ст. 226–226.1 НК РФ указывают на сроки перечисления налога в бюджет. Приведем их в таблице:

Основные виды доходов	Дата получения дохода	Срок перечисления НДФЛ
Зарплата (аванс), премии	Последний день месяца, за который начислили зарплату или премию за месяц, входящую в систему оплаты труда (п. 2 ст. 223 НК РФ) Если выплачена годовая, квартальная или единовременная премия, то датой получения дохода будет день выплаты премии (письмо Минфина РФ № от 29.09.2017 № 03-04-07/63400)	Не позднее дня, следующего за днем выплаты премии или зарплаты при окончательном расчете. Если аванс выплачивается в последний день месяца, то по существу он является оплатой труда за месяц и при его выплате надо исчислить и удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ). В этом случае сумма аванса в расчете показывается как самостоятельная выплата по тем же правилам, что и зарплата
Отпускные, больничное пособие	День выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС РФ от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@)	Не позднее последнего дня месяца, в котором выплачивались отпускные или пособие по временной нетрудоспособности
Выплаты при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск)	Последний день работы (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ, ст. 140 ТК РФ)	Не позднее дня, следующего за днем выплаты
Матпомощь	День выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507)	Не позднее дня, следующего за днем выплаты
Дивиденды	День выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507)	Не позднее дня, следующего за днем выплаты (если выплату производит ООО). Не позднее одного месяца с наиболее ранних из следующих дат: окончание соответствующего налогового периода, дата выплаты денежных средств, дата окончания действия договора (если это АО)
Подарки в натуральной форме	День выплаты (передачи) подарка (пп. 1, 2 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС РФ от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@, от 28.03.2016 № БС-4-11/5278@)	Не позднее дня, следующего за днем выдачи подарка

Заполнение раздела 2 отчетной формы

Раздел заполняется по данным каждого квартала. Спецификой отчета за 1 квартал является то, что в нем отражаются начисления и налог декабря 2022 года, поскольку срок, когда нужно выдать зарплату, приходится на начало января. Выглядит это, например, так:

По строкам 100, 110 и 120 указываем момент получения выплат, удержания налога и крайний срок его уплаты в бюджетную систему. Строки 130, 140 содержат суммарные значения. В строке 130 отражаем величину дохода, в строку 140 заносится значение удержанного НДФЛ. Даты удержания и перечисления налога указываются с учетом переноса выходных и праздничных дней.

ВАЖНО! Если день выдачи вознаграждения сотруднику выпадает на нерабочий день, то выдать зарплату нужно накануне, а НДФЛ перечислить в первый рабочий день после даты выплаты зарплаты

Отражение в 6НДФЛ выплаты вознаграждения в натуральной форме

Бывают моменты, когда выплаты работнику производятся в натуральной форме. Если позднее будут производиться еще и денежные выплаты, то налог может быть удержан с них. А в ситуации, когда расчетов деньгами не предвидится, возникает проблема с удержанием НДФЛ.

Например, доход в натуральном виде получен 10.03.2022 года. Если налог удержать не удалось, то в отчете делаем следующие записи:

Раздел 1:

— стр. 020 – величина дохода

— стр. 040 – сумма НДФЛ

— стр. 080 – дублируем сумму НДФЛ

Раздел 2:

— стр. 100 и 110 – 10.03.2022

— стр. 120 – 11.03.2022

— стр. 130 – сумма дохода

— стр. 140 – 0

Такой порядок предусмотрен письмом ФНС №БС-4-11/5278 от 28.03.2016 года.

Отражение оплаты труда и налога в 6-НДФЛ: основные правила

Форма 6-НДФЛ состоит:

1. Из раздела 1, в котором сведения приводятся:
   • только за последние 3 месяца отчетного периода;
   • строго в привязке к крайней дате перечисления налога.

1. Раздела 2, в котором данные по зарплате приводятся с начала года (нарастающим итогом).
   • Это данные:
   • о величине оплаты труда, начисленной (в соответствии с условиями трудового договора) за месяцы, входящие в отчетный период, а также об исчисленном с нее налоге;
   • размере удержанного налога за месяцы, входящие в отчетный период.

Как заполняется расчет при задержке выплаты (если зарплата начислена, но не выплачена)

Можно выделить два основных сценария заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года при задержке зарплаты. А именно:

1. Работодатель имеет задолженность по зарплате и не знает, когда сможет погасить ее.
   В этом случае при заполнении расчета следует применять правило начисления, отражая в ней только начисленную оплату труда (и исчисленный налог). Эти сведения подлежат отражению только в разд. 2 — за период, в котором зарплата была начислена в соответствии с оплатой труда.
   То есть если зарплата начислена, но не выплачена, 6-НДФЛ за 1 квартал заполняется только в части строк 110 — 113 и 140.
   Сведения по удержанному налогу будут отражены после погашения долга.

1. Работодатель, имея задолженность по зарплате, погашает ее через довольно длительное время, например спустя несколько месяцев.

В этом случае предполагается, что к моменту выплаты задержанной оплаты труда у работодателя уже будет сдан расчет с указанием суммы начисленной зарплаты и налога (в разд. 2 за период, в котором она была начислена). Это означает, что о факте начисления зарплаты ФНС уже проинформирована. Необходимо сообщить налоговикам только о факте удержания налога с оплаты труда (и его перечисления в бюджет):

• добавив удержанный налог в разд. 2 расчета за период, в котором была погашена задолженность;
• заполнив разд. 1 расчета за соответствующий период.

В разд. 1 при этом показывается дата перечисления налога (следующий день после погашения).

Возможен сценарий, при котором оплата труда в отчетном периоде не начисляется вообще. Ознакомимся с особенностями заполнения расчета в этом случае.

Надо ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ в 2020 году?

Если у вас в течение отчетного периода не возникали обязанности налогового агента, и доход физлицам ни по трудовым, ни по гражданско-правовым договорам вы не выплачивали, необходимости сдавать форму 6-НДФЛ, даже «нулевую», нет.

Но если у вас есть желание сдать нулевку 6-НДФЛ, ИФНС обязана ее принять.

Во избежание дополнительных вопросов от налоговиков можно вместо нулевки предоставить в ИФНС пояснительное письмо. В нем следует указать, что в отчетном периоде организация (или ИП) налоговым агентом не являлась, доходы физлицам не уплачивала, действующих договоров с физлицами не имела. Как правило, это бывает при отсутствии финансово-хозяйственной деятельности. Можно указать в письме и это. Заверяется письмо так же, как заверялся бы нулевой расчет 6-НДФЛ.

Доходы, которые не нужно отражать в 6-НДФЛ

6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам. При этом не всякий доход следует отражать в этом отчете:

Вид дохода	Включать или нет в 6-НДФЛ	Обоснование	Нормативка
Денежный приз, выданный работнику в рамках рекламной акции	Нет	С денежных призов, которые организация вручила физлицу в рамках рекламной акции и которые укладываются в сумму 4 000 руб. в год, НДФЛ платить не нужно	п. 28 ст. 217 НК РФ, вопрос 1 из Письма ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, оплата выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом	Нет	Данные виды пособий включены в перечень доходов, полностью освобожденных от НДФЛ	п. 1, 8 ст. 217 НК РФ, письма ФНС от 11.12.2018 № БС-3-11/9358, от 11.04.2019 № БС-4-11/6839
Алименты	Нет	Алименты не являются доходом получателя, с которого требуется уплачивать НДФЛ	п. 5 ст. 217 НК РФ, п. 7 Письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216
Материальная помощь при рождении ребенка, выплаченная частями	Нет	С данной выплаты не исчисляют НДФЛ, если выполняется два условия: деньги выдали в течение первого года после рождения ребенка; матпомощь укладывается в лимит 50 000 руб.	п. 7 Письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216, письма Минфина от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1006, от 31.10.2013 № 03-04-06/46587, от 22.08.2013 № 03-04-06/34374
Пособие по беременности и родам	Нет	Пособие входит в перечень доходов, полностью освобожденных от НДФЛ	п. 1 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина от 16.09.2014 № 03-04-09/46390, п. 7 Письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216, вопрос 4 из Письма ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984
Сверхлимитные суточные	Да	Сверхнормативные суточные являются облагаемым доходом. Суточные в пределах норм в 6-НДФЛ не включаются, т. к. не облагаются НДФЛ	подп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3, 4 и 6 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС от 11.04.2019 № БС-4-11/6839

Изменения в порядке исчисления и уплаты налогов в 2023 году

Для того, чтобы разобраться в нюансах заполнения новой формы, нужно вникнуть, что изменится в порядке исчисления и уплаты налогов.

В следующем году все налогоплательщики в обязательном порядке будут платить единый налоговый платеж. Срок внесения платежа будет тоже единый — не позднее 28 числа месяца, идущего за отчетным периодом. Разных платежек на разные КБК по налогам и взносам не будет.

Исключение: взносы на травматизм.

НДФЛ также будет перечисляться в составе ЕНП, но по срокам для него будет работать особый порядок (подробности ниже).

Разносить поступившие деньги по КБК налоговики будут сами. А налогоплательщики и налоговые агенты должны будут подавать уведомление об исчисленных суммах налогов, чтобы налоговики могли корректно эти суммы разнести.

О порядке уплаты НДФЛ рассказывает новая редакция п. 6 ст. 226 НК. НДФЛ, исчисленный в период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего, уплачивается не позднее 28-го числа текущего месяца. Отдельные сроки для периодов:

• с 1 по 22 января — не позднее 28 января;
• с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

Как указать больничные

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ, то НДФЛ облагаются лишь пособия по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком). Поэтому в Расчёте 6-НДФЛ отражаются только эти пособия.

Порядок учёта больничных точно такой же, как и у отпускных: больничные выплаты указываем отдельно от зарплаты. Потому что сроки перечисления в бюджет НДФЛ у этих выплат – разные: для З/П — день, следующий за днем выплаты дохода, для больничных — последнее число месяца (п.6 ст. 226 НК РФ).

Начислить больничное пособие вы должны в течение 10 календарных дней после того, как сотрудник представил вам больничный лист.

А выплатить больничные после их начисления вы должны вместе ближайшей выплатой аванса или зарплаты (п.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ)

Раздел 1: по строке 020 мы отражаем все доходы нарастающим итогом с января по сентябрь включительно. В эту же сумму включается сумма всех начисленных больничных.

По строке 040 – исчисленный НДФЛ.

Похожие записи:

• Как заполнять декларацию по налогу на имущество организаций с 2023 года
• Разные статусы участков: правовые последствия
• Налоги на недвижимость в 2023 году при продаже и при дарении