Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.

Что делать, если не предоставлены подтверждающие документы

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Документальное сопровождение командировки на личном автомобиле

Главным документом, на основании которого, собственно, и производится направление работника в поездку служебного характера, является Приказ о командировании лица, содержащий следующие реквизиты:

• Название организации, где трудится работник;
• Коды ОКПО, ОКУД;
• Идентификационный номер распоряжения;
• Дата оформления документа;
• Личные данные о сотруднике, который отправляется в командировку;
• Месторасположение принимающей организации;
• Продолжительность деловой поездки, а также даты выезда/прибытия обратно;
• Цели и задачи, которые ставятся перед командируемым лицом;
• Размер авансовой выплаты на покрытие служебных нужд;
• Документ, являющийся основанием для издания Приказа;
• Сведения о работодателе, его личная подпись и дата издания распоряжения.

Бланк приказа на командировку по форме Т-9

Еще одним документом, который рекомендуется оформить перед отъездом, является путевой лист. Он представляет собой официальное подтверждение факта использования своей машины в период деловой поездки. Если гражданин направляется на легковом автомобиле, то лист заполняется по унифицированной форме №3, в которой фиксируется:

• Индивидуальный номер, который присваивается документу;
• Срок действия путевого листа (им является продолжительность командировки);
• Сведения о сотруднике, который использует личный автомобиль;
• Сведения о характеристиках машины, реквизиты техпаспорта, номер;
• Расход ГСМ;
• Даты и время отъезда и прибытия сотрудника из поездки;
• Личность специалиста, проверяющего пробег машины;
• Дата и время техосмотра машины до и после командировки;
• Дата и подпись лица, который проводил осмотр автомобиля.

Недостатки унифицированного ПЛ

При использовании унифицированной формы ПЛ должен заполняться пункт «Место отправления и назначения», а также остальные реквизиты этой формы, так как удалять какие-либо реквизиты нельзя. Поэтому придется дополнительно проверять, чтобы среди мест назначения и отправления не указывались адреса, которые позволят налоговикам считать, что использование директором служебного автомобиля осуществлялось в личных целях.

Если данные о маршруте не даны или места отправления либо назначения говорят о непроизводственном характере поездки, компания не сможет принять расходы на бензин. При этом в данной ситуации у работника появляется доход в натуральной форме (стоимости бензина), с которого предприятие должно исчислять и перечислять НДФЛ в бюджет, а также платить страховые взносы. Принятый НДС также может признаваться налоговиками необоснованным.

Списание бензина при командировках

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса, под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению руководства на необходимый период с целью выполнения служебного поручения вне постоянной работы. Разъездная работа не признается командировками. Так, командировками не являются поездки водителей, которые выполняют грузовые перевозки.

При командировке, в том числе при использовании директором личного автомобиля в служебных целях, ему компенсируются расходы по проезду, найму жилья и дополнительные траты (суточные и другие расходы, которые осуществляются с разрешения работодателя). Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ. Возмещения производятся на основании Инструкции СССР, Госкомтруда и ВЦСПС № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Однако этим документом не предусматривается оплата топлива. Но его стоимость можно включить в командировочные расходы за проезд.

Подтверждением приобретения бензина во время командировки директора на личном автомобиле является ПЛ. На основании его данных определяется стоимость и количество бензина, которое было израсходовано во время служебной поездки. После своего возвращения работнику следует представить документы о покупке топлива вместе с отчетом аванса. Это кассовые чеки и отчеты АЗС о заправленном бензине. Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, в налоговом учете расходы топлива признаются в день, когда утверждается отчет.

Структура должностной инструкции водителя служебного автомобиля

Итак, то, как должна выглядеть должностная инструкция водителя служебного автомобиля, какими-либо нормативными источниками не регламентировано. Но, исходя из современной деловой практики, в нее могут быть включены следующие элементы:

• блок, отражающий факт утверждения документа руководителем предприятия с указанием даты утверждения;
• раздел об общих положениях инструкции;
• раздел, где определяются должностные обязанности работника;
• раздел, фиксирующий права работника;
• раздел, устанавливающий порядок несения работником ответственности.

Рассмотрим, какие формулировки могут присутствовать в каждом из разделов.

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

Одним из принципов правового регулирования трудовых отношений является свобода труда, включая право на труд, который каждый свободно выбирает или на который свободно соглашается, право распоряжаться своими способностями к труду, выбирать профессию и род деятельности (часть первая ст. 2 ТК РФ). Ни Трудовой кодекс РФ, ни иные нормативные правовые акты не содержат положений, которые бы запрещали руководителю организации совмещать профессию водителя*(1).

Иначе — за счет работника. Работник, которому выдана доверенность должен быть вписан в полис ОСАГО и/или КАСКО. Таким образом, работник компании, управляющий транспортным средством должен иметь при себе (для представления сотрудникам ГИБДД в случае проверки): свидетельство о регистрации ТС, в котором в качестве собственника указана компания, полис ОСАГО и доверенность (см.

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

• 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
• 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда. Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму. Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Как сделать легальным использование служебной машины

Существуют следующие варианты, как сделать использование легальным:

1. Устная договоренность. При условии, что сотрудник заправляет машину и пользуется в личных целях внерабочее время.
2. Оформление распоряжения. Заключается договор безвозмездного пользования, в котором прописываются обязательства сотрудника по эксплуатации служебного транспорта.
3. Составление договора аренды. Работник несет ответственность за имущество и необходимое техобслуживание. Руководитель в этот период не может пользоваться сданным авто.
4. Оформление доверенности. Этот вариант позволяет конкретному сотруднику в любое время использовать авто в персональных целях.

После каждого использования у работника принимают авто по акту приема-передачи. Он включает в себя фиксацию состояния автомобиля, сведения о количестве бензина в баке и показания на спидометре. Заполняет акт сотрудник, который отвечает за техническое состояние имущества (например, начальник гаража).

Предрейсовые медосмотры только для водителей

За отсутствие предрейсовых медосмотров водителей (которые работодатель проводит за свой счет ) инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 000 руб. Также организацию может наказать и трудовая инспекция — привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП .

Вместе с тем медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, принятых на работу в качестве водителя . Поэтому если сотрудник ездит на служебном авто, но при этом в качестве водителя не оформлен, то проходить обязательные медосмотры, в том числе предрейсовые, он не должен.

* * *

А вот каково мнение представителя Роструда по этим вопросам.

Из авторитетных источников

Шкловец Иван Иванович — Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

«Требование проводить медосмотры относится к транспортным компаниям, в штате которых есть водители. Если компания не ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и должности водителей штатным расписанием не предусмотрены, то нет оснований и для медосмотров.

Что касается доплат работникам, которым предоставлен служебный транспорт, то ситуация такая. Если в трудовом договоре (должностной инструкции) сказано, что работник использует автомобиль для выполнения своей трудовой функции, то дополнительная оплата за это ему не положена. Ведь, подписав договор, работник тем самым подтвердил, что согласен с его условиями.

Если про использование автомобиля ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции ничего не сказано, то управление автомобилем следует расценивать как дополнительную работу, за которую полагается доплата».

Итак, если работнику положена доплата за совмещение, а ваша организация ее не платит, это может привести к весьма неблагоприятным последствиям. Это не только штраф от трудинспекции (для организации — от 30 000 до 50 000 руб., а для ее руководителя — от 1000 до 5000 руб. ), но и претензии со стороны работников, что может оказаться гораздо хуже. Ведь тогда работодателю придется раскошелиться еще и на денежную компенсацию за задержку доплаты, а также на возмещение морального ущерба и судебных издержек .

1. п. 2 ст. 209 ГК РФ; п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. Постановлением Правительства от 23.10.93 N 1090
2. ст. 57, ч. 3 ст. 68 ТК РФ
3. ч. 1, 2 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ
4. Письма Минздравсоцразвития от 12.03.2012 N 22-2-897; Роструда от 24.05.2011 N 1412-6-1
5. Определение Мосгорсуда от 12.10.2010 N 33-29136
6. Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2013 N 33-771/2013
7. Апелляционное определение Омского облсуда от 06.11.2013 N 33-7293/13
8. Апелляционное определение ВC Республики Хакасия от 21.05.2013 N 33-1251/2013
9. Определение Приморского краевого суда от 15.12.2010 N 33-10823
10. Апелляционное определение Калининградского облсуда от 11.07.2012 N 33-2925/2012
11. п. 5 ст. 23 Закона от 10.12.95 N 196-ФЗ
12. ч. 2 ст. 12.31.1, ч. 1, п. 5 ч. 2 ст. 23.3 КоАП РФ
13. абз. 12 ст. 212 ТК РФ; Решение Мосгорсуда от 18.07.2012 N 7-1369/2012
14. ст. 2, п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.95 N 196-ФЗ
15. ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
16. статьи 236, 237 ТК РФ

Автомобиль директора: служебный или личный

<.> Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы, и в совокупности с иными первичными документами, оформленными Обществом в соответствии с требованиями Закона № 129-ФЗ, подтверждают их экономическую оправданность. <.>

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).

К чему приведет езда на автомобиле в личных целях без оформления?

В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.

В то же время сам факт того, что сотрудники могут использовать авто в нерабочее время, законодательно совсем не рассматривается.

Однако ответственность за передвижение без того же путевого листа – серьезная, и включает в себя штрафные санкции до 100 000 рублей на организацию и до 500 рублей – на водителя автомобиля.

Путевой лист не обязательно оформлять на один день. Многие юридические лица с целью избежания бумажной волокиты оформляют его на более длительные сроки, например, на неделю или даже на месяц. Законом это разрешено, поэтому привлекать к административной ответственности ни сотрудника, ни работодателя никто не будет.

Эксплуатацию автомобиля работником внерабочее время оптимально закрепить договором безвозмездного пользования или аренды ТС без экипажа. В таком случае передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются технические, топливные и показатели пробега, а также его общее состояние. Раздельный учет использования автомобиля в служебных и личных целях закрепляется рядом документов, которые утверждаются приказом работодателя.

Смотрите на видео, как оформить и пользоваться служебной машиной в личных целях:

Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов

Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов. Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование. А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.

Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.

Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:

• Уменьшение затрат каждой из сторон.
• Отсутствие строгого правового регулирования.
• Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
• Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.

Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время. Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.

Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:

• Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
• Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
• Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.

Поездка на служебном автомобиле домой и на работу

Директор часто бывает на деловых переговорах в соседних городах. Иногда такие переговоры ведутся один день, а иногда приходится оставаться и на ночь. Как оформлять такие поездки руководителя и возмещать ему понесенные расходы (ГСМ, использование личного автомобиля)?

В такой ситуации каждую поездку директора можно оформить как командировку либо установить ему разъездной характер работы.

Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Законодательство не устанавливает минимальный срок командировки, поэтому руководителя можно отправлять и в однодневные командировки. Такое оформление будет актуально, если поездки редкие и в основном за пределы города нахождения организации.

Если командировка на несколько дней, то оформление и оплата происходят стандартным способом. Если же командировка однодневная, то единственное ограничение – это отсутствие суточных. Однако и их можно выплачивать, важно корректно это оформить, чтобы можно было учесть указанные суммы в расходах, не начислять страховые взносы и не удерживать с них НДФЛ.

Суточные при однодневной командировке можно учитывать как иные прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), а не как командировочные расходы. В части страховых взносов и НДФЛ требования примерно одинаковые – выплата при однодневной поездке не должна называться «суточные» в локальном нормативном акте. Кроме того, руководитель должен представить документы, подтверждающие расходы. Например, чек из ресторана (иной точки общепита) или магазинов, где директор покупал продукты.

Если руководитель останавливается в гостинице во время таких поездок, то проживание ему также необходимо оплачивать (ст. 168 ТК РФ).

Фактический срок командировки в случае, если работник едет в командировку на собственном авто, указывается в служебной записке. Составить такую записку директор должен по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие использование автомобиля для поездки в командировку. Такими документами могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Порядок учета расходов на ГСМ, понесенных в связи с командировкой, зависит от того, как оформлено использование личного автомобиля руководителя в служебных целях.

Так, ФНС России считает, что расходы на ГСМ сотрудника, который получает компенсацию за использование личного авто, входят в сумму компенсации, даже если он поехал на этом авто в командировку (см. письмо от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Однако если с директором заключить (к примеру) договор аренды его авто, ГСМ можно компенсировать в полном объеме и включать его в расходы.

Что касается разъездного характера работы, его имеет смысл установить, если поездки частые и они осуществляются не только в близлежащие города, но и по городу нахождения организации. Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

При этом сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возмещаются следующие виды затрат, связанных со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ):

Чтобы оплачивать руководителю эти расходы, необходимо в трудовом договоре с ним указать, что его работа носит разъездной характер. Возмещение расходов на ГСМ при разъездном характере работы происходит в том же порядке, что и при командировках.

Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта

Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.

Для расчета затраченного горючего применяется формула:

РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:

Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;

Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.

Пример расчета суммы компенсации:

В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

Ответ:

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.

Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:

• возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
• характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
• порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
• срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
• порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).

При наличии в Организации локального нормативного акта (коллективного договора), в котором подробно регламентирован порядок использования служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия вы можете не дублировать.

Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт.

Определяем размер компенсации.

Размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;

• мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;

• мотоциклы – 1 200 руб.

В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;

• времени использования личного транспорта в служебных целях;

• объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Похожие записи:

• Как найти своих предков
• Вправе ли работодатель штрафовать работника?
• Выйти из тени: все налоги, которые платят физические лица в России