Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Увольнение по инициативе работника: что написать в трудовой книжке?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Внешнее совместительство
Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).
Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке:
- столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
- столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.
Запись в ТК при увольнении
На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.
В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:
- “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
- “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.
Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:
- по собственному желанию;
- по соглашению сторон;
- из-за закрытия ООО или ИП;
- из-за нарушения дисциплины;
- по сокращению штата;
- в связи со смертью работника, и т.д.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Правила издания приказа
Распоряжение может быть составлено в произвольной форме или по типовому шаблону, разработанному Госкомстатом. Приказ является ключевым документом, регламентирующим процедуру расторжения договора с сотрудником. На его основании производятся начисления для окончательного расчета физического лица и оформляется трудовая книжка.
В структуре документа необходимо предусмотреть поля для такой информации:
- название фирмы;
- номер распоряжения и дата его издания;
- содержательная часть – суть регламентируемой процедуры, причины расторжения контракта (с указанием реквизитов этого договора), ссылка на статью ТК РФ, данные о работнике из его личной карточки, дата увольнения.
Сведения о приеме на работу
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе». Он заполняется одинаково как для тех, кому трудовая книжка оформляется впервые, так и для тех, кто ранее уже работал.
Сначала указываются данные о работодателе. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке, либо «1», если это новая трудовая книжка). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.
Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1
ВНИМАНИЕ. Никакая другая информация из приказа о приеме на работу, в том числе сведения об испытательном сроке, в трудовую книжку не переносится.
Какой датой подписывают приказ об увольнении (когда издаётся)
При оформлении расторжения трудовых взаимоотношений с сотрудником работодатель обязан составить распоряжение. Как правило, дата такого документа и день увольнения физлица совпадают. Однако это далеко не всегда так. Может ли быть дата приказа об увольнении раньше даты увольнения? Об этом – далее.
Приказ – это основной документ работодателя на расторжение трудового договора (ТД) с сотрудником. Составляется документ на унифицированном бланке по ф. Т-8 или же на собственном. Если предприятие разрабатывает форму самостоятельно, требуется утвердить бланк в графике документооборота.
Распоряжение (приказ) на увольнение заполняется в соответствии с нормативным основанием (причиной) расторжения ТД. При этом такое основание должно быть документально обосновано.
К примеру, если работник уходит по собственному желанию, составляется заявление на имя работодателя. Если трудовые отношения прекращаются по взаимному согласию сторон, подписывается письменное соглашение.
Но в любой ситуации, независимо от нормативного основания, работодатель обязан издать приказ.
Основные ошибки при заполнении
Все ошибки, которые допускают кадровики при внесении записи можно разделить на общего плана и связанные с составлением записи:
- Внесение записи зеленой, красной либо другой цветной пастой. Для выполнения записи в трудовой можно использовать гелевую либо шариковую ручку черного, синели либо фиолетового цвета;
- Нельзя производить сокращения любого характера — ТК вместо «Трудовой кодекс», пр. вместо «приказ» и т. д.
- Использование неверной формулировки причины увольнения. Запись должна вноситься точно так же, как причина указана в ТК либо другом федеральном законе. В то же время, Правила ведения книжек понятия «Увольнение» и «Прекращение трудового договора» используют как тождественные;
- Кадровик не заверяет запись об увольнении. После составления записи ответственный работник должен внести свою подпись и расшифровать ее. Печать ставится при ее наличии;
- Работник не ставит ознакомительную подпись. После того, как уволенный прочитал внесенную запись, ему необходимо подтвердить это подписью. Роструд рекомендует, чтобы уволенный ставил свою отметку под подписью кадровика.
Можно ли уволить в выходной
На законодательном уровне нет запрета на проведение процедуры расторжения договора трудоустройства в выходной день, но и четкий указаний тоже не содержится. В такой ситуации руководитель организации должен действовать на свое усмотрение, с учетом общий положений, прописанных в ТК, и судебную практику своего региона.
По закону днем прекращения действия трудового соглашения должен быть последний день, когда работник выполняет свои трудовые обязательства. Исключением являются ситуации, когда сотрудник не работает, например, из-за нахождения на больничном или в отпуске, но фактически еще занимает место в штате сотрудников.
Если день расчета с сотрудником выпал на выходной или праздничный, то работодатель может:
- попросить подчиненного переписать заявления, чтобы указанная дата не выпадала на выходной день. Если сотрудник по каким-то причинам не соглашается с работодателем, то с ним должен быть проведен полный расчет в установленные сроки;
- ссылаясь на ст. 14 ТК России осуществить перенос увольнения на ближайший после выходного рабочий день;
- прекратить трудовые отношения в день перед выходным, то есть раньше срока.
Важно знать! Последние два случая могут быть расценены, как нарушение прав работника, так как в первой ситуации фактически осуществляется задержка выдачи документов, а во второй сотрудник теряет дни, когда можно было отозвать заявление. Факт нарушения позволит работнику обратиться в суд, поэтому оптимальным вариантом будет достижение общей договоренности с работником или проведение увольнения в выходной день.
Для проведения расчета в выходной работодатель может попросить кадрового сотрудника или другое ответственное лицо выйти на работу, с последующей оплатой отработанных часов.
Ответственность за задержку в выдаче трудовой
Законодательство не только не разрешает администрации под любым предлогом удерживать у себя трудовую работника после увольнения, но и устанавливает наказание за такое действие:
- ТК определяет, что в случае задержки в выдаче трудовой на руки, фирма несет материальную ответственность в связи с тем, что своими действиями она лишает гражданина возможности трудиться. В этом случае за весь период времени, когда у работника не было на руках документа и он не мог устроиться на новую работу, старый работодатель ему обязан выдать средний заработок по каждому дню. При этом новым днем увольнения становится день, когда книжка была передана на руки, а предыдущая запись отменяется.
- Согласно ГК, работник через суд может потребовать возмещения ему морального ущерба. При определении суммы выплаты учитывается степень вины нарушителя, степень нравственных и физических страданий и т. д.
- По КОАП за задержку выдачи трудовой налагаются следующие штрафные санкции:
- На должностное лицо — от 1 до 5 тыс. руб.;
- На предпринимателя 0 от 1 до 5 тыс. руб., либо прекращение работы до 90 суток;
- На фирму — от 30 д 50 тыс. руб., либо прекращение работы до 90 суток.
Работа с дубликатом, вкладышем
Как мы уже сказали выше, в некоторых случаях наемный сотрудник может запросить у кадровиков дубликат трудовой книжки. Это правило было установлено в 2003-м, не исчезло оно в году, что знаменовал собой 10 лет, прошедшие с тех пор, как появилась «федеральная» инструкция по заполнению трудовых книжек (2013). Вкладыш в трудовую книжку, к слову, — еще один важный и востребованный, наряду с дубликатом, дополнительный документ. То, как работать с ним, мы также сегодня изучим.
Сначала о том, как правильно заполнять дубликат.
Если нанимаемый сотрудник уже имеет опыт работы, то необходимо как-то зафиксировать длительность имеющегося у него трудового стажа. Это делается в графе 3-й раздела, где указываются сведения о работе. Длительность стажа фиксируется суммарно в годах, месяцах, а также днях работы, но без указания компаний-нанимателей и должностей. Однако «расшифровать» данные все же нужно, имея при этом документы, подтверждающие работу там-то. В каждой новой строчке указывается наименование предыдущих фирм-нанимателей, должности, сроки выполнения трудовых функций.
Теперь о вкладыше. Этот элемент добавляется в трудовую книжку, если все страницы в каком-либо из разделов заполнены. Структура вкладыша совершенно идентична основному документу. Правила заполнения абсолютно те же. Важно знать, что без трудовой книжки он недействителен. Вкладыш, между тем, — такой же официальный документ. Он изготавливается на специальном бланке, обладающем элементами защиты от подделок. На работодателей законом возложена обязанность иметь в наличии достаточное количество бланков (равно как и пустых образцов трудовых книжек).