Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: пишем заявление на удержание из заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.
Когда можно и нельзя удержать оплату за лишний отпуск
В той же статье указано, что в некоторых случаях удержание лишних отпускных не производится. Этого сделать нельзя, если работник увольняется по таким причинам:
- он получил медицинское заключение, по которому не может выполнять текущую работу, а работодатель не смог предложить ему другую. Либо же работодатель такую работу предложил, но сотрудник переходить на нее отказался;
- грядет ликвидация организации (прекращение работы ИП) или же сокращение штата;
- увольняется директор, его заместитель или главбух по причине смены собственника имущества организации;
- его призвали на службу (военную или альтернативную);
- ранее занимавшего его место сотрудника восстановили по решению суда или Инспекции по труду;
- в соответствии с медицинским заключением работник признан полностью неспособным к труду;
- наступила смерть сотрудника или ИП-работодателя либо кто-то из этих лиц признан судом умершим или безвестно пропавшим;
- произошло стихийное бедствие, крупная авария, началась война, эпидемия или имело место иное чрезвычайное событие, которое сделало работу невозможной не по вине сотрудника.
Работник отказался вернуть излишек отпускных
Ранее мы писали, что если работник отказался вернуть излишек отпускных (в части, превышающей 20% лимит), то компания может обратиться в суд. Но успех маловероятен. В случае проигрыша компания, во-первых, должна будет скорректировать данные налогового учета. Столичные налоговики считают, что расходы работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям статьи 252 НК РФ (письмо УФНС РФ по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
Во-вторых, работодатель не сможет воспользоваться п. 2 ст. 266 НК РФ, согласно которому суммы безнадежных долгов включаются в расходы. Дело в том, что случаи, когда долг становится безнадежным, прямо прописаны в данном пункте и рассматриваемая ситуация там не указана. Минфин РФ в письме от 02.02.2006 № 03-03-04/1/72 подтверждает невозможность отнесения на расходы сумм, проигранных в суде.
Прощать долг также не рекомендуем, сумма прощенного долга не учитывается в расходах, так как не соответствует критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Кроме того, в п. 16 ст. 270 НК РФ прямо указано, что стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает налогооблагаемую прибыль. Это подтверждают и чиновники (письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2012 № 16-15/053953@).
Если же компания не будет обращаться в суд за взысканием с работника излишка отпускных, то возникший долг она сможет списать на расходы по истечении срока исковой давности. Ведь согласно п. 2 ст. 266 НК РФ задолженность становится безнадежной по истечении срока исковой давности.
Правда, в данной ситуации все равно придется скорректировать налоговую базу по налогу на прибыль за период выплаты отпускных (письмо УФНС РФ по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
Кстати, чиновники считают, что в случае прощения или списания долга (по истечении срока исковой давности) у бывшего работника возникает облагаемый доход. Такое мнение высказано в письме Минфина РФ от 17.06.2014 № 03-04-06/28915. Удержать с него НДФЛ работодатель, конечно, не сможет, но, по мнению финансистов, он обязан подать в ИФНС сведения о невозможности удержать налог.
Позиция чиновников не бесспорна, ведь при выплате отпускных с работника уже был удержан НДФЛ. Тем не менее, во избежание споров с ИФНС, соответствующую справку лучше подать.
Что делать, если сотрудник не согласен возвращать переплаченную сумму?
Трудовым кодексом (ст. 137) предусмотрен возврат избыточных выплат путем добровольного внесения работником необходимой денежной суммы в кассу. Но нередко возникают спорные ситуации, когда работник не согласен с решением нанимателя о возврате денег, с размером удержания. Тогда ход событий может развиваться в нескольких направлениях, но во всех случаях зависит от действий нанимателя.
| Предпринимаемые действия нанимателя для разрешения спора | Пояснения |
| Выплата только той суммы, по которой нет споров | Следует разъяснить сотруднику правовую основу, подкрепляющую действия нанимателя,
письменно либо устно договориться о внесении работником суммы возврата в кассу организации |
| Подать в суд на уволенного | Уместно, когда все принимаемые меры по разрешению спора исчерпаны и не привели к должному результату |
| Не удерживать избыточные суммы с отпускных уволенного | Оптимальный вариант, когда нанимателю неудобно, невыгодно судиться |
Следует знать, что до удержания обычно дается соответствующее распоряжение нанимателя под ознакомление и подпись уволенного. И только после отказа сотрудника поставить подпись наниматель вправе перейти к кардинальным мерам, то есть подать в суд либо снять с уволенного обязательства по возврату избыточной суммы и не удерживать ее.
Чтобы обратиться к суду для дальнейшего разбирательства, нанимателю следует предварительно оформить отказной акт по несогласию бывшего сотрудника расписаться в приказе на возврат избыточных выплат. Составленный документ послужит весомой доказательной базой при судебном разбирательстве в пользу нанимателя.
Возврат отпускных при увольнении: не теряйте свои деньги
Возврат отпускных при увольнении работника, отгулявшего отпуск авансом, всегда оставался болезненным вопросом.
Да, законодательство предоставляет работодателю право произвести удержания из заработной платы работника при его увольнении за неотработанные дни отпуска, которые он получил авансом.
Но почему-то работодатели часто забывают, что право на удержание они имеют, но это должно проходить в рамках закона. К нам поступило обращение от работницы муниципального учреждения, расположенного в районах Крайнего Севера.
“31 декабря 2018 года я увольняюсь по собственному желанию.
На этой неделе ко мне подошел начальник отдела кадров и пояснил, что при предоставлении мне ежегодного оплачиваемого отпуска они что-то напутали с отпускным периодом и предоставили мне часть отпуска авансом.
В связи с увольнением я остаюсь должна учреждению 35000 рублей. Начальник отдела кадров предложил мне написать заявление для бухгалтерии о возврате указанной суммы.
Налоговые особенности
Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.
С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.
При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.
«Отпускные» права и обязанности
При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.
Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).
Это тоже важно знать:
В каких случаях день увольнения считается рабочим днем
Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».
Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).
Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание за отпуск при увольнении касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.
Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.
Когда действует запрет на удержание отпускных
Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:
- отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
- сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
- восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
- призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
- признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
- наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
- смерти ИП-работодателя.
Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.
Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).
Согласно ст. 28 Правил, компенсация выплачивается:
- За целый отпуск, если сотрудник отработал 11 и более месяцев или отработал более 5,5 месяцев и был уволен в связи с ликвидацией компании-работодателя, призывом на воинскую службу, признанием непригодным по медпоказаниям.
- Пропорционально фактически отработанному времени.
То есть при расчете компенсации за отпуск, который не был использован перед увольнением, переплаты отпускных не получается, т. к. они ранее не выплачивались, компенсационные же выплаты рассчитываются по фактическим данным.
Приказ на увольнение с возвратом отпускных
Указанные контировки уместны для пользования организациями, которые не создавали оценочное обязательство на платежи по отпускным. Счет по затратам используется тот же, что и для фиксирования зачисленных ранее отпускных. Начисление за счет оценочного обязательства отображается так: ДТ 96, субсч. «Оценочное обязательство по отпускным», КТ 70 (сторнирование отпускных за неотработанный период). Скорректированные записи производятся по бухгалтерской справке. Что делать, если сотрудник не согласен возвращать переплаченную сумму? Трудовым кодексом (ст. 137) предусмотрен возврат избыточных выплат путем добровольного внесения работником необходимой денежной суммы в кассу.
Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.
Приказ при увольнении о возврате денег за отгулянный отпуск
Однако,исходя из системного толкования статей 137, 138 и 140 Трудового кодекса РФ ограничение на удержание в размере 20 процентов от причитающейся зарплаты действует только при ежемесячной выплате зарплаты, а при увольнении сотрудника можно взыскать всю сумму задолженности
Если же работник откажется вернуть сумму отпускных добровольно, то работодателю останется только обратиться в суд с иском к нему о взыскании излишне выплаченных сумм (ст.ст. 382, 383 ТК РФ). В качестве правового основания такого взыскания могут быть использованы нормы гражданского законодательства о неосновательном обогащении, то есть о приобретении или сбережении имущества без установленных законом, иными правовыми актами или сделкой оснований за счет другого лица (ст. 1102 ГК РФ).
Имеется несколько вариантов удержаний из зарплаты. Они могут быть связаны с конкретными причинами (статья 137 ТК РФ):
- получение неотработанного аванса. Такое удержание встречается тогда, когда сотруднику был предоставлен авансовый платеж за первую половину месяца. Получив его и недоработав положенный срок, работник решил уволиться. В этом случае с него будет получена вся неотработанная сумма. Например, специалисту был начислен аванс за 10 дней работы. Отработав только 8 дней, он увольняется. За 2 дня с сотрудника будет удержан выданный ранее аванс;
- в результате нанесения материального ущерба производству или предприятию. Составляется акт, который согласуется с лицом, из чьей зарплаты будут производиться удержания;
- получение командировочной суммы, превышающей фактические затраты по расходам в командировке. После составления документа деньги также будут возвращены работодателю;
- по решению суда или исполнительному листу. Обычно такие удержания связаны с выплатой алиментов. Если имеется несколько исполнительных листов, то вычеты могут достигать 50% заработка, а в редких случаях и 70%;
- в результате ошибок в расчетах. Обычно за такие ошибки принимаются недочеты в арифметических действиях, произведенные бухгалтером. Например, были использованы не верные исходные данные (не тот тариф), не учтена или, наоборот, дважды принята к расчету одна и та же сумма.
Когда удержание недопустимо
В ряде случаев при увольнении сотрудника работодатель не вправе взыскивать с него отпускные, выплаченные авансом (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Обязанности вернуть долг не возникает, если работник увольняется по одному из следующих оснований:
- отказ от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
- ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- смена собственника имущества организации — в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Как взимаются удержания при увольнении за не отработанные дни отпуска
Каждому предприятию нужно знать, как посчитать удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении. Делать это несложно, главное, нигде не допустить ошибку.
Согласно трудовому законодательству отпуск сотрудника составляет 28 дней
Важно знать, что когда человек увольняется и при этом отработал меньше половины месяца, то в расчет эти дни брать не нужно. А тогда, когда отработка больше половины – месяц вносят в расчет полностью
Обязательным является условие округления числа по формуле до целого значения. Надо знать, что округляться оно должно только в пользу работника.
После чего необходимо рассчитать сумму дней, которые сотрудник не заработал. При этом среднедневной заработок нужно рассчитывать с учетом предыдущих отгулянных дней за прошлый отпуск, также включить предпоследний отпускной период.
Обязательно работодатель должен учитывать удержание не заработанных отпускных в базе налоговой службы и базе бухгалтера. Связано это с тем, что начальник считается налоговым агентом своему работнику, поэтому именно он оплачивает НДФЛ и страховку. Так как отпускные деньги – это доход работника.
Важным шагом считается закрытие всех долгов сотрудника перед организацией. Оформлять в бухгалтерском отчете это нужно как добровольное внесение к кассе суммы от сотрудника. Надо знать, что это можно внести к отчету исключительно в тот месяц, когда человека увольняют.
Сумма НДФЛ будет уменьшена на налог, который берется из части удержанных средств сотрудника. Поэтому работодатель обязан в десятидневный срок уведомить работника об излишнем удержании средств. Надобно помнить об уменьшении страховой базы. Не забывать вносить корректировки у социальных фондов, иначе следующие начисления будут отрицательными.
Работник увольняется: как вернуть переплату по отпускным
Для расчета суммы отпускных за неотработанный рабочий год не нужно определять новую «среднюю» на время увольнения. В расчете принимает участие «средняя», по которой были рассчитаны отпускные на момент их предоставления. К условиям приведенной ситуации прибавим суммовые значения и рассмотрим это на примере.
Пример 1. Увольняется работник 11 августа 2020 г. Отпуск 24 к. дн. (26.05.2020 г. — 19.06.2020 г.) за период работы с 17 октября 2019 г. по 16.10.2020 г. был ему предоставлен в мае 2020 года. Сумма отпускных составила 4421,04 грн. Среднедневной заработок для начисления отпускных составил 184,21 грн.
Из вышеприведенного расчета видно, что работник использовал лишние 4 дня ежегодного отпуска.
Рассчитаем их суммовое значение на момент увольнения. Для этого «старый» среднемесячный заработок умножим на количество лишних дней ежегодного отпуска: 4 к. дн. х 184,21 грн = 736,84 грн.
Разобраться с заполнением ЕСВ-отчета поможет пример 2. Воспользуемся условиями приведенной ситуации и дополним ее необходимой информацией.
Пример 2. Расторжение трудовых отношений с работником (по собственному желанию) состоялось 11.08.2020 г. В отпуске он был с 26.05.2020 г. по 19.06.2020 г. Отпускные за 24 дня в сумме 4421,04 грн (1105,26 грн — за 6 дней мая, 3315,78 грн — за 18 дней июня) начислены и отражены в Отчете по ЕСВ в мае 2020 года.
В июне 2020 года ему начислена заработная плата за 6 рабочих дней в сумме 1526,10 грн.
На момент увольнения работника выплату в сумме 736,84 грн (сумма ЕСВ — 162,10 грн) за неотработанные 4 дня отпуска нужно сторнировать. Заработная плата за 7 дней августа составляет 1780,45 грн (сумма ЕСВ — 391,70 грн).
Перерасчет суммы отпускных также отражают в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. И здесь сразу успокоим: для ситуации, которая нами рассматривается, никаких нюансов заполнения данной формы не будет.
Перечисленные (удержанные) отпускные, суммы удержанных и перечисленных с них НДФЛ и ВС отражаем в Налоговом расчете № 1ДФ вместе с зарплатными данными в том периоде, в котором проведен такой перерасчет. Поскольку учетным периодом этого отчета является квартал, то и удержанные отпускные «лягут» на зарплату, которая начислена работнику до его увольнения, во втором квартале 2020 года.
Погашение задолженности работников
Многим людям, уволившимся с работы, интересно, как правильно рассчитать сумму, которая полагается им, ведь данные алгоритмы в основном знают только бухгалтеры.
Тогда при увольнении именно ему придется расплатиться за эти дни — эта сумма будет вычтена при окончательном расчете.
Для того, чтобы рассчитать точную сумму, работодателю предоставляется следующая информация: стаж работы, который включает в себя все годы, месяцы и дни, проведенные им в компании;
Его необходимо определять не только для расчета отпускных, но и других выплат – больничного пособия, пенсионного перечисления и т. д. Если работник предприятия отработал длительный период без отпуска, и решил написать, он должен получить отпускные.
Такие же правила распространяются и на случаи, когда человек решает уйти, находясь в отпуске. Он также может рассчитывать на отпускные выплаты за дни неиспользованного отдыха.
Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать.
Мы расскажем о том, как рассчитать сумму задолженности работника и как ее удержание влияет на налоговый учет.
* Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяца;. Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа.
Это не запрещено ТК РФ. Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2, 33 округляете до 2 календарных дней.
При расчете вам понадобятся сведения о среднем заработке, исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.
Работодатель – налоговый агент наемного работника, а потому он и уплачивает НДФЛ и все страховые взносы.
Отпускные еще являются и расходами предприятия. Поэтому все исправления и корректировки по удержанию переплаченных отпускных фиксируют в периоде увольнения, а не в «счетной ошибке».
Необходимо закрыть долг уволенного перед предприятием. В бухгалтерском учете отражается добровольно внесенная в кассу сумма удержания с работника (внереализационные доходы), но только в месяце увольнения этого работника (на основании письма Минфина РФ от 03 декабря 2009 г. ). При этом в справке по форме № 2-НДФЛ просто отражается сумма расчетных уже без возращенной работником суммы удержаний.
Удержание суммы излишне выплаченных отпускных при увольнении работника (С
Обратите внимание: в своих разъяснениях, приведенных в Письме N 02-06-10/65506, чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких-либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.
1. Кроме корректировки суммы излишне начисленных отпускных следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Удержанию с работника подлежит сумма, фактически уплаченная ему за неотработанные дни отпуска, то есть за вычетом удержанного НДФЛ, которая равна 4 872 руб. (5 600 руб. — (5 600 руб. x 13%)).
Удержания при увольнении за предоставленный — авансом — отпуск
Несмотря на то, что у сотрудника было право использовать отпуск, по факту отпуск не был им отработан. Значит, часть отпускных получена сотрудником авансом и следует откорректировать величину дохода. Работодатель, вычитая из последней зарплаты работника излишние неотработанные отпускные, уменьшает именно его налогооблагаемый полученный доход. НДФЛ с возвращенной суммы не должен удерживаться, налог нужно удержать из оставшейся после удержания суммы дохода. Следуя такой логике, необходимо в момент увольнения работника скорректировать НДФЛ.
Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.